Attention ! Avant d’exécuter cette opération voir comment repérer les fichiers déposés par les enseignants au niveau d’une référence dans l’article Prérequis à la gestion des listes de lecture sous le titre « Les alertes« .
Droit d’accès au fichier
Les enseignants ont la possibilité d’attacher un fichier à une référence. Différents formats sont pris en compte par Leganto, mais seuls les pdf s’affichent directement dans Biblio(s)+. Quelque soit l’option de publication du cours choisi par l’enseignant, seuls les étudiants inscrits au cours pourront télécharger/consulter le fichier. Lorsqu’un enseignant dépose un fichier celui-ci est automatiquement publié et accessible. Le bibliothécaire vérifie a postériori si la mise à disposition du fichier est conforme au droit d’auteur.
Contrôler les fichiers déposés
Valider un fichier
Au niveau de la référence, cliquer sur le bouton Modifier :
Descendre jusqu’à la case Télécharger les fichiers, sous l’onglet Référence. Il n’est pas possible d’ouvrir les fichiers déposés directement dans Alma, il est donc nécessaire de les télécharger. Pour cela, au niveau de la ligne du fichier, cliquer sur « … », puis Télécharger :
Une fois l’état et les droits d’auteurs du fichier contrôlés, si le bibliothécaire valide le fichier, il devra ensuite supprimer l’alerte en utilisant l’onglet Alertes puis Supprimer :
Invalider un fichier
Si le bibliothécaire invalide un fichier, il peut choisir de le supprimer ou le refuser.
Pour supprimer un fichier, au niveau de la référence, cliquer sur le bouton Modifier :
Descendre jusqu’à la case Télécharger les fichiers, sous l’onglet Référence. Au niveau de la ligne du fichier à supprimer, cliquer sur « … », puis Supprimer et penser à Enregistrer.
Un bibliothécaire peut également invalider un fichier en modifiant le statut de copyrights. Le fichier sera alors inaccessible pour les étudiants. Pour ce faire, cliquer sur le bouton Modifier au niveau de la référence :
Puis sous l’onglet Attributs de numérisation, changer le Statut de Copyrights en Refusé et cliquer sur Enregistrer :
Attention ! Attention : Ces actions ne génèrent aucune alerte pour l’enseignant. Pour l’alerter que le fichier déposé n’est pas validé, on peut ajouter une note sur la référence.
Attention ! L’alerte La référence a un nouveau fichier ne se supprime pas automatiquement à la suppression du fichier ni au changement d’un statut de copyright, le bibliothécaire devra supprimer l’alerte en utilisant l’onglet Alertes puis Supprimer :
Date de publication
Mis à jour le
Attention ! Certains établissements utilisent parfois de procédures complémentaires