Après plusieurs mois d’utilisation de l’outil Alma et une meilleure appropriation, il s’avère utile de faire un point sur une fonctionnalité méconnue ou mal connue : « Scanner les exemplaires »
Cette fonctionnalité permet de modifier ou connaître l’état d’un document (en dehors du services aux usagers).
A ne pas confondre avec la fonctionnalité « Retourner des exemplaires » qui sert uniquement à effectuer les retours de documents.
Où trouver cette fonctionnalité ?
La fonctionnalité « Scanner les exemplaires » se trouve dans deux emplacements dans la barre de navigation principale d’Alma :
Dans le menu « Acquisitions » :
Dans le menu « Services aux usagers » :
Dans quels cas utiliser cette fonctionnalité ?
Cette fonctionnalité est utile pour différentes situations :
- Elle sert à mettre en circulation un document que l’on a réceptionné et traité dans le cadre d’une nouvelle acquisition (voir la procédure « Réceptionner une commande de monographie»)
- Elle sert à comptabiliser les consultations sur place (voir la procédure « Comptabiliser les consultations sur place»)
- Elle sert à mettre en circulation un document sur lequel il y a eu un traitement interne (suite à une demande de numérisation, l’intervention de l’équipement, des besoins en reliure,…). Dans ce cas, on décochera l’option « Enregistrer un usage interne » qui sert pour les consultations sur place :
- Elle sert aussi tout simplement à connaître le statut d’un document qui ne se trouve pas à sa place et qui n’a pas été rapporté par un lecteur. Dans ce cas, on décochera également l’option « Enregistrer un usage interne » qui sert pour les consultations sur place :