Taux de rotation

Table des matières[ Show ]
  1. Définition de l’indicateur
  2. Méthode de calcul
  3. Construction de l’indicateur dans Analytique
    1. Exemplaires disponibles et empruntables sur une année spécifique
      1. Exemplaires disponibles
      2. Exemplaires empruntables
    2. Exemplaires empruntés sur l’année de l’analyse
    3. Calcul du taux de rotation
  4. Les vues disponibles
    1. Taux de rotation par bibliothèques, localisations et année
    2. Taux de rotation par bibliothèques, localisations et année pour exemplaires acquis sur année donnée
    3. Taux de rotation par bibliothèques, localisations et année pour exemplaires acquis sur les 5 dernières années calendaires

Définition de l’indicateur

« Le nombre de total de prêts dans la collection considérée au cours d’une période donnée, normalement un an, divisé par le nombre total de documents dans cette collection. » Information et documentation : indicateurs de performance des bibliothèques = Library Performance Indicators Leistungsindikatoren Für Bibliotheken. [2e édition] octobre 2008. AFNOR, 2008. p.41

B. Callenge dans son blog propose d’aller plus loin en ne prenant en compte que les documents empruntables dans la collection analysé.

Méthode de calcul

D’après la définition, la formule de calcul du taux de rotation est la suivante :

TR= A/B

Où :

  • TR est le taux de rotation
  • A est le nombre de prêts sur l’année et le segment des collections analysé
  • B est le nombre de documents empruntables dans le segment des collections analysé et sur l’année d’analyse

Construction de l’indicateur dans Analytique

Exemplaires disponibles et empruntables sur une année spécifique

Exemplaires disponibles

Ce sont les exemplaires en rayon durant l’année d’observation.

Nous comptabilisons donc, les exemplaires réceptionnés ou créés avant le 31/12 de l’année d’observation et toujours présents en rayon ou qui ont été supprimés, mais dont la date de suppression est postérieure au 31/12 de l’année d’observation.

Ceci se traduit dans Analytic :

  • Exemplaires réceptionnés ou créés avant le 31/12 de l’année d’observation = exemplaires dont l’année de réception (« Physical Item Details ». »Receiving Date (Calendar) ») ou à défaut l’année de création (« Item Creation Date ». »Item Creation Date ») est inférieure ou égale à l’année d’observation.
  • Exemplaires toujours en rayon : Exemplaires qui n’ont pas été supprimés, i.e. qui sont toujours actifs dans la base (« Physical Item Details ». »Lifecycle » = ‘Active’)
  • Exemplaires supprimés, mais dont la date de suppression est postérieure au 31/12 de l’année d’observation : Exemplaires supprimés (« Physical Item Details ». »Lifecycle » = ‘Deleted’) et dont l’année de la dernière modification (« Item Modification Date ». »Item Modification Year ») est supérieure à l’année d’observation.
FILTER("Physical Item Details"."Num of Items (Deleted + In Repository)"
    USING (
        ((YEAR(IFNULL("Physical Item Details"."Receiving Date (Calendar)","Item Creation Date"."Item Creation Date")) <=YEAR(DATE_OBSERVATION)) 
        AND (
            ("Physical Item Details"."Lifecycle" = 'Active')
            OR (("Physical Item Details"."Lifecycle" = 'Deleted')
                AND ("Item Modification Date"."Item Modification Year" > YEAR(DATE_OBSERVATION))
                )
            )
        )
    )
)

Limites : il est impossible d’exclure un document qui aurait passé toute la période de l’analyse en traitement. Dans ce cas, le document sera compté comme disponible. 

Les changements de localisations ne sont pas historisés, nous nous basons sur la localisation du document au moment de la génération du rapport. Ainsi, un document transféré en 2023 de la Bibliothèque pluridisciplinaire à la BUDSPE sera compté comme un document disponible pour la BUDSPE en 2021.

Exemplaires empruntables

Exemplaire dont la politique de circulation autorise le prêt.

Dans Alma, la politique de circulation de l’exemplaire peut être définie à deux niveaux :

  • Au niveau de la localisation (unité de service aux usagers) : l’exemplaire hérite de l’unité de service de sa localisation
  • Au niveau de l’exemplaire (exception de circulation) : cette règle vient surcharger la règle définie au niveau de la localisation.

Par exemple, pour mettre un exemplaire exclu du prêt au sein d’une localisation libre accès/empruntable, on lui applique une exception de type « consultation su place uniquement ».

Si l’exception de circulation est disponible dans Analytic (« Physical Item Details ». »Item Policy”), il est impossible en revanche de filtrer sur l’unité de services à laquelle la localisation est attachée. En effet, la donnée n’est pas disponible dans l’entrepôt.

Pour identifier les localisations pour lesquelles l’unité de service appliquée par défaut aux exemplaires interdit le prêt, nous proposons de préfixer le nom de la localisation en langue anglaise par “EP – “.

Note : Ce champ n’est pas visible dans B+ et ne sera affiché dans Alma que si l’opérateur passe son interface en anglais. En revanche, tous les libellés envoyés vers Analytiques sont les libellés en langue anglaise.

Ainsi :

  • Pour filtrer sur les exemplaires empruntables dans les localisations empruntables, on ne conservera que les exemplaires dont le nom de la localisation ne commence pas par “EP – “ et dont l’exception de circulation (Item Policy) contient “empruntable” ou n’est pas renseignée (= “None’”)
  • Pour filtrer sur les exemplaires empruntables dans les localisations exclues du prêt, on ne conservera que les exemplaires dont le nom de la localisation commence par “EP – “ et dont l’exception de circulation (Item Policy) contient “empruntable”
WHERE
(
    -- Exemplaires empruntables dans localisations exclues du prêt
    (
        ("Physical Item Details"."Item Policy" IN ('empruntable', 'empruntable - numérisable', 'empruntable limité', 'empruntable limité - numérisable', 'empruntable soir et week-end', 'empruntable soir et week-end - numérisable')) 
        AND 
        ("Location"."Location Name" LIKE 'EP-%' OR "Location"."Location Name" LIKE 'EP -%')
    )
   OR
   -- Exemplaires empruntables dans localisations empruntables
    (
        ("Location"."Location Name" NOT LIKE 'EP-%' AND "Location"."Location Name" NOT LIKE 'EP -%')
        AND
        ("Physical Item Details"."Item Policy" IN ('empruntable', 'empruntable - numérisable', 'empruntable limité', 'empruntable limité - numérisable', 'empruntable soir et week-end', 'empruntable soir et week-end - numérisable', 'no item policy','None'))
    )
)

Limite : l’exception de circulation n’est pas historisée. L’exception sera celle de l’exemplaire au moment de la requête.

Exemplaires empruntés sur l’année de l’analyse

Pour rappel, un prêt est une transaction effectuée sur un bureau de prêt non dédié à la communication des demandes magasin. 

"Loan Circulation Desk"."Reading Room Desk" IN ('NULL', 'N')

Les prêts sont agrégés par identifiants exemplaires pour chaque année analysée.

SELECT
        "Loan Details"."Item Id" Item_id,
        FILTER("Fulfillment"."Loan"."Loans (Not In House)" USING ("Fulfillment"."Loan Date"."Loan Year" IN (@{YEAR}{2023}-3))) Pret_Y1,
        FILTER("Fulfillment"."Loan"."Loans (Not In House)" USING ("Fulfillment"."Loan Date"."Loan Year" IN (@{YEAR}{2023}-2))) Pret_Y2,
        FILTER("Fulfillment"."Loan"."Loans (Not In House)" USING ("Fulfillment"."Loan Date"."Loan Year" IN (@{YEAR}{2023}-1))) Pret_Y3,
        FILTER("Fulfillment"."Loan"."Loans (Not In House)" USING ("Fulfillment"."Loan Date"."Loan Year" IN (@{YEAR}{2023}))) Pret_Y4
    FROM "Fulfillment"
    WHERE
        (("Loan Circulation Desk"."Reading Room Desk" IN ('NULL', 'N')))

Calcul du taux de rotation

Il n’est pas possible de diviser le nombre de prêts sur la localisation et l’année d’analyse par le nombre d’exemplaires disponibles et empruntables sur l’année d’analyse. En effet, le nombre d’exemplaires disponibles et empruntables ne peut être groupé que sur la localisation actuelle de l’exemplaire. À l’inverse, les prêts ne peuvent être agrégés que sur la localisation du document au moment de son emprunt.
Ainsi, si nous tentons de calculer le taux de rotation en 2022 pour une collection ayant déménagé en 2023 de la bibliothèque A vers B. Les prêts des exemplaires seront comptabilisés pour la bibliothèque A alors que les exemplaires déménagés viendront s’ajouter au nombre d’exemplaires disponibles pour la bibliothèque B. Ce biais de calcul avantagera l’indicateur de la bibliothèque A et grèvera celui de la bibliothèque B.

Pour éviter ce biais de calcul, nous ne comptons les prêts que pour les exemplaires disponibles dans le périmètre analysé. Ceci n’est possible qu’à l’aide d’une requête SQL et d’une jointure externe.

Nous lions deux requêtes SQL. L’une, va nous fournir, pour chaque exemplaire, la nombre d’exemplaires disponibles et empruntables sur chaque année d’analyse. L’autre requête nous fournit, pour chaque exemplaire, le nombre d’emprunts agrégé sur chaque année d’observation. Les deux requêtes sont liées sur la base de l’identifiant de l’exemplaire.

Les données sont agrégées en fonction des critères de regroupement. On calcule ensuite le taux de rotation.

Exemple de requête pour le taux de rotation :

SELECT
    A.Bib_name Bib,
    (SUM(CAST(IFNULL(B.Pret_Y1,0) AS FLOAT))/SUM(CAST(IFNULL(A.Item_Y1,0) AS FLOAT))) TR1,
    (SUM(CAST(IFNULL(B.Pret_Y2,0) AS FLOAT))/SUM(CAST(IFNULL(A.Item_Y2,0) AS FLOAT))) TR2,
    (SUM(CAST(IFNULL(B.Pret_Y3,0) AS FLOAT))/SUM(CAST(IFNULL(A.Item_Y3,0) AS FLOAT))) TR3,
    (SUM(CAST(IFNULL(B.Pret_Y4,0) AS FLOAT))/SUM(CAST(IFNULL(A.Item_Y4,0) AS FLOAT))) TR4
FROM
(
    SELECT
        "Physical Item Details"."Physical Item Id" Item_id,
        "Physical Items"."Location"."Library Name" Bib_name,
        "Physical Items"."Location"."Location Code" Loc_code,
        "Physical Items"."Location"."Location Name" Loc_name,
        FILTER("Physical Items"."Physical Item Details"."Num of Items (Deleted + In Repository)" USING (((YEAR(IFNULL("Physical Items"."Physical Item Details"."Receiving Date (Calendar)","Physical Items"."Item Creation Date"."Item Creation Date"))<=@{YEAR}{2023}-3) AND (("Physical Items"."Physical Item Details"."Lifecycle" ='Active') OR (("Physical Items"."Physical Item Details"."Lifecycle" ='Deleted') AND ("Physical Items"."Item Modification Date"."Item Modification Year" >@{YEAR}{2023}-3)))))) Item_Y1,
        FILTER("Physical Items"."Physical Item Details"."Num of Items (Deleted + In Repository)" USING (((YEAR(IFNULL("Physical Items"."Physical Item Details"."Receiving Date (Calendar)","Physical Items"."Item Creation Date"."Item Creation Date"))<=@{YEAR}{2023}-2) AND (("Physical Items"."Physical Item Details"."Lifecycle" ='Active') OR (("Physical Items"."Physical Item Details"."Lifecycle" ='Deleted') AND ("Physical Items"."Item Modification Date"."Item Modification Year" >@{YEAR}{2023}-2)))))) Item_Y2,
        FILTER("Physical Items"."Physical Item Details"."Num of Items (Deleted + In Repository)" USING (((YEAR(IFNULL("Physical Items"."Physical Item Details"."Receiving Date (Calendar)","Physical Items"."Item Creation Date"."Item Creation Date"))<=@{YEAR}{2023}-1) AND (("Physical Items"."Physical Item Details"."Lifecycle" ='Active') OR (("Physical Items"."Physical Item Details"."Lifecycle" ='Deleted') AND ("Physical Items"."Item Modification Date"."Item Modification Year" >@{YEAR}{2023}-1)))))) Item_Y3,
        FILTER("Physical Items"."Physical Item Details"."Num of Items (Deleted + In Repository)" USING (((YEAR(IFNULL("Physical Items"."Physical Item Details"."Receiving Date (Calendar)","Physical Items"."Item Creation Date"."Item Creation Date"))<=@{YEAR}{2023}) AND (("Physical Items"."Physical Item Details"."Lifecycle" ='Active') OR (("Physical Items"."Physical Item Details"."Lifecycle" ='Deleted') AND ("Physical Items"."Item Modification Date"."Item Modification Year" >@{YEAR}{2023})))))) Item_Y4
    FROM "Physical Items"
    WHERE
(
    ("Location"."Location Name" NOT LIKE 'Matériel%')
    AND
    (
        (
            ("Physical Item Details"."Item Policy" IN ('empruntable', 'empruntable - numérisable', 'empruntable limité', 'empruntable limité - numérisable', 'empruntable soir et week-end', 'empruntable soir et week-end - numérisable')) 
            AND 
            ("Location"."Location Name" LIKE 'EP-%' OR "Location"."Location Name" LIKE 'EP -%')
        )
        OR
        (
            ("Location"."Location Name" NOT LIKE 'EP-%' AND "Location"."Location Name" NOT LIKE 'EP -%')
            AND
            ("Physical Item Details"."Item Policy" IN ('empruntable', 'empruntable - numérisable', 'empruntable limité', 'empruntable limité - numérisable', 'empruntable soir et week-end', 'empruntable soir et week-end - numérisable', 'no item policy','None'))
        )
    )
)
   ) A
LEFT JOIN (
    SELECT
        "Loan Details"."Item Id" Item_id,
        FILTER("Fulfillment"."Loan"."Loans (Not In House)" USING ("Fulfillment"."Loan Date"."Loan Year" IN (@{YEAR}{2023}-3))) Pret_Y1,
        FILTER("Fulfillment"."Loan"."Loans (Not In House)" USING ("Fulfillment"."Loan Date"."Loan Year" IN (@{YEAR}{2023}-2))) Pret_Y2,
        FILTER("Fulfillment"."Loan"."Loans (Not In House)" USING ("Fulfillment"."Loan Date"."Loan Year" IN (@{YEAR}{2023}-1))) Pret_Y3,
        FILTER("Fulfillment"."Loan"."Loans (Not In House)" USING ("Fulfillment"."Loan Date"."Loan Year" IN (@{YEAR}{2023}))) Pret_Y4
    FROM "Fulfillment"
    WHERE
        (("Loan Circulation Desk"."Reading Room Desk" IN ('NULL', 'N')))
) B 
ON A.Item_id =B.Item_id
Group BY A.Bib_name

Les vues disponibles

Taux de rotation par bibliothèques, localisations et année

Ce rapport permet de suivre sur 4 ans l’évolution du taux de rotation calculé par bibliothèque, groupe de localisations ou localisations.
Pour chaque année d’observation, l’indicateur est le résultat de la division de A par B où :

  • A est le nombre de prêts sur les exemplaires présents et empruntables dans le périmètre défini par les invites de saisie
  • B est le nombre d’exemplaires présents et empruntables dans le périmètre défini par les invites de saisie par le nombre

Taux de rotation par bibliothèques, localisations et année pour exemplaires acquis sur année donnée

Ce rapport permet de suivre sur 4 ans l’évolution du taux de rotation calculé par bibliothèque, groupe de localisations ou localisations pour des exemplaires acquis sur une année donnée. L’année d’acquisition est définie sur la base de l’année de réception des documents. Sont donc exclus de l’analyse les exemplaires créés sans ligne de bon de commande.
Pour chaque année d’observation, l’indicateur est le résultat de la division de A par B où :

  • A est le nombre de prêts sur les exemplaires reçus sur l’année d’acquisition passée en paramètre et présents et empruntables dans le périmètre défini par les invites de saisie
  • B est le nombre d’exemplaires reçus sur l’année d’acquisition passée en paramètre et présents et empruntables dans le périmètre défini par les invites de saisie

Taux de rotation par bibliothèques, localisations et année pour exemplaires acquis sur les 5 dernières années calendaires

Ce rapport permet de suivre sur 5 ans l’évolution du taux de rotation calculé par bibliothèque, groupe de localisations ou localisations pour des exemplaires acquis sur les 5 dernières années calendaires. L’année d’acquisition est définie sur la base de l’année de réception des documents. Sont donc exclus de l’analyse les exemplaires créés sans ligne de bon de commande.
Pour chaque année d’observation, l’indicateur est le résultat de la division de A par B où :

  • A est le nombre de prêts sur les exemplaires reçus sur les 5 dernières années calendaires et présents et empruntables dans le périmètre défini par les invites de saisie
  • B est le nombre d’exemplaires reçus sur les 5 dernières années calendaires et présents et empruntables dans le périmètre défini par les invites de saisie

Date de publication

Mis à jour le

Attention ! Certains établissements utilisent parfois de procédures complémentaires

Signaler une erreur