Gestion des cours

La création des cours dans Alma

Dans Alma, les listes de lecture sont liées à des cours. Une liste de lecture peut être liée à 0 ou plusieurs cours. Le cours permet :

• de rattacher la liste de lecture à un département de traitement
• de déclarer les enseignants responsables d’un cours
• de déclarer les étudiants inscrits au cours

Le cours est rattaché à un département de traitement et à un département académique. Le premier département permet aux opérateurs de filtrer les listes et références qui appartiennent à leur périmètre de gestion. Le département académique est exploité à des fins statistiques.

Les cours ont une date de début et de fin. De ces dates va dépendre la visibilité des listes de lecture et des fichiers associés. Ainsi, la liste de lecture ne sera visible depuis Leganto et publiée dans Babord + que lors de la période d’ouverture du cours.

Si une liste de lecture est crée depuis Moddle elle sera forcément rattachée à un cours.

Le cours peut être créé automatiquement au moment où l’enseignant créé une liste de lecture depuis Moodle ou via un import quotidien d’un fichier fourni par la cellule d’ingénierie pédagogique.

Lorsqu’il est créé depuis Moodle, le cours contient très peu d’informations dans Alma, un nom, un identifiant et des dates de début et de fin de validité. Les données sont enrichies via le chargement quotidien.

Les données importantes

Au niveau des cours, certaines informations sont intéressantes à connaitre et certaines actions peuvent être effectuées par les bibliothécaires. En voici un aperçu :

Le statut

Le statut du cours, actif ou inactif, dépend des dates de début et de fin du cours. Les références des listes de lecture attachées à des cours inactifs ne seront pas publiées dans Biblio(s)+. Or, certains enseignants ne renseignent pas les dates de début et de fin des cours. Le bibliothécaire doit alors les modifier si elles n’ont pas été modifiées par le chargeur de cours. Pour cela :

• Au niveau du cours, cliquer sur « … » puis Modifier ou cliquer sur le code du cours.

• Saisir les nouvelles dates et Enregistrer.

Le traitement Activate/Deactivate Courses qui active ou désactive les cours en fonction des dates de début ou de fin s’exécute tous les matins à 4h. Après la modification des dates, il faut donc attendre le lendemain pour vérifier que les références associées au cours soient bien publiées sur Biblio(s)+.

Le code

Le code du cours permet de faire le lien entre la plateforme de cours et Alma, il doit donc correspondre à l’identifiant du cours dans Moodle.

Au besoin, pour récupérer cet identifiant :

1. Afficher ou éditer le cours dans Moodle

2. A partir de L’URL, récupérer la valeur du paramètre id=

Par exemple, pour l’URL suivant : https://formatoile2.u-bordeaux.fr/enrol/index.php?id=12727, le code du cours est : FMT_12727.

[Pour l’UB, suite à la fusion des plateformes de cours, le préfixe sera « UB_ »]

Le département universitaire et le département de traitement

Le département universitaire auquel est rattaché un cours est une information utilisée à des fins statistiques.

Le département de traitement auquel est rattaché un cours permet de restreindre l’accès des bibliothécaires à certains cours. Lorsqu’un cours est crée depuis Moodle, le département de traitement est par défaut appelé Département Leganto. Pour l’Université de Bordeaux où plusieurs départements de traitement coexistent le cours est rattaché à un département de traitement via le chargeur de cours.

Le nom de(s) l’enseignant(s)

Il est intéressant de connaitre le nom des enseignants qui sont rattachés à un cours. Cela permet de savoir qui a édité le cours et qui a le droit de l’éditer. Lorsque plusieurs enseignants sont liés à un cours, il faut ouvrir le cours pour obtenir la liste des enseignants :

• Cliquer sur « … » puis Modifier ou cliquer sur le code du cours :

• Puis, ouvrir l’onglet Enseignants pour obtenir la liste des enseignants :

• A ce niveau, il est aussi possible d’ajouter des enseignants à un cours, pour leur permettre de le modifier par exemple. Pour cela, cliquer sur + Ajouter un enseignant, taper le nom de l’enseignant, puis Ajouter un enseignant. Attention, les données de l’enseignant doivent être au préalable dans Alma.

Les étudiants

Dans les cours, deux informations nous renseignent sur les étudiants :

• Le nombre de participants : cette donnée peut-être saisie par l’enseignant ou par le bibliothécaire :

Au niveau du cours, cliquer sur « … » puis Modifier ou cliquer sur le code du cours.

L’information se retrouve sous l’onglet Information sur le cours.

• La liste des étudiants qui ont consulté la liste de lecture sur Moodle :

Cette information se retrouve sous l’onglet Étudiants.

Pour ajouter des étudiants à un cours, pour leur permettre d’y accéder directement en passant par une URL par exemple. Cliquer sur + Ajouter un étudiant, taper le nom de l’étudiant, puis Ajouter un étudiant. Attention, les données de l’étudiant doivent être au préalable dans Alma.

Copier une liste de lecture et l’associer à un cours

Au niveau des cours, sélectionner le cours auquel on souhaite associer une liste de lecture existante. Cliquer sur le bouton « … », puis Copier la Liste de lecture.

La liste des listes de lecture s’affiche, cocher la case de chaque liste de lecture que l’on souhaite ajouter au cours puis cliquer sur Sélectionner. Les listes de lecture sont ajoutées au cours.