Attribuer une liste de lecture
Une liste de lecture peut être attribuée à un « Bénéficiaire » pour indiquer que celui-ci à la gestion cette liste de lecture et des références qu’elle contient.
Lorsqu’on ouvre une liste de lecture pour travailler dessus, puis qu’on clique sur Enregistrer, celle-ci nous est alors attribuée. (Il est possible de supprimer ce paramètre).
Il est possible de rendre automatique l’attribution de listes à des opérateurs selon les départements de traitement. L’attribution à des listes de lecture se fait alors aléatoirement à un des opérateurs listés sous le département.
Sinon, les listes peuvent être attribuée manuellement à un opérateur. Pour cela :
1. Dans le volet Tâches nécessitant votre attention, aller sous l’onglet Listes de lecture et cliquer sur une des lignes intitulées Non attribuées :
2. Sur la ligne de la liste de lecture que vous souhaitez attribuer, cliquer sur « … » puis, Réassigner :
3. Sélectionner le nom du bibliothécaire à qui vous souhaitez attribuer la liste et cliquer sur Attribuer à. Il est recommandé d’ajouter un commentaire et/ou de notifier la personne par e-mail.
Les listes vous étant attribuées apparaissent dans le volet Tâches nécessitant votre attention, sous l’onglet Listes de lecture, les lignes préfixées par Attribuée à moi.
Repérer les listes de lecture et les références qui nécessitent l’attention d’un bibliothécaire
Toutes les listes de lecture ne nécessitent pas d’intervention de la part d’un bibliothécaire. Le statut des listes de lecture, le statut de la référence, le statut de la localisation, les étiquettes et les alertes aident à repérer les listes de lecture et les références qui nécessitent l’action d’un bibliothécaire.
Les statuts des listes de lecture
Les statuts des listes de lecture indiquent le stade d’avancement du traitement de la liste de lecture. Par défaut, les statuts se modifient automatiquement selon les situations décrites dans le tableau suivant. Il est possible de modifier manuellement le statut d’une liste de lecture. [Aussi, il est possible de créer de nouveaux statuts et de paramétrer les changements automatiques de statut.]
Libellé | Description |
En cours de préparation | Le statut initial de la liste de lecture lorsqu’elle est créée et que l’enseignant est en train de la préparer. Elle n’est pas encore publiée ou visible par les étudiants. |
Prête pour le traitement | La liste est publiée par l’enseignant et visible par les étudiants. Elle est en attente de traitement par un bibliothécaire. |
En cours d’exécution | Un bibliothécaire a commencé à travailler sur les références de la liste de lecture. |
Refusée | La liste n’a pas pu être vérifiée par la bibliothèque. |
Inactive | La liste de lecture n’est plus pertinente. |
Clôturée | Une liste de lecture reconduite par un enseignant (si l’enseignant ou la bibliothèque choisit ce statut comme statut initial pour ces types de listes de lecture). |
Complet/Terminée | La liste a été entièrement traitée. |
Les listes de lecture ayant le statut Prête pour le traitement, sont celles à traiter en priorité.
Que ce soit dans le menu de gestion des listes de lecture (Services aux usagers/Réserves de cours : Listes de lecture) ou celui des références (Services aux usagers/Réserves de cours : Références), les facettes permettent de filtrer les entrées en fonction du statut. La facette Traitement réunie toutes les listes n’ayant pas un statut Complet.
Dans la liste des Tâches nécessitant votre attention, sous l’onglet Listes de lecture, les listes de lecture sont classées selon certains statuts.
Les statuts des références
Les statuts des références En cours de préparation, Prêt pour le traitement, En cours, Refusé, Inactif et Complet indiquent le stade d’avancement du traitement de la référence. Il est possible de modifier manuellement le statut d’une référence. Aussi, il est possible de créer de nouveaux statuts.
Note : Selon la configuration une référence obtient automatiquement le statut « Complet » lorsqu’elle a été localisée dans Alma (i.e. elle est liée à un inventaire physique, électronique ou une open url), associée à un fichier, provient d’un résultat de recherche CDI ou possède une URL dans le champ source. Dans les cas contraires elle obtiendra le statut « En cours de préparation ».
Les références ayant le statut En cours de préparation, sont donc celles à traiter en priorité.
Dans le menu des références (Services aux usagers/Réserves de cours : Références), les facettes permettent de filtrer les références par le statut. La facette Incomplet réunie toutes les références n’ayant pas un statut Complet.
Dans la liste des Tâches nécessitant votre attention, sous l’onglet Références, les références sont classées selon certains statuts.
Les statuts de localisation
Les statuts de localisation des références, décrits dans le tableau suivant, indiquent si une référence a pu être rattachée à un élément d’inventaire local physique ou électronique.
Libellé et description | Cas de figure |
Ressource localisée Une localisation a été tentée et une ressource unique a été trouvée | Ajout d’une référence de type LIVRE, ARTICLE ou REVUE, dont la notice est présente dans le catalogue de l’institution. [Pas toujours systématique quand la notice est issue de CDI.] |
(Ressources multiples localisées) Une localisation a été tentée et plusieurs ressources ont été trouvées. | Ajout d’une référence de type LIVRE, ARTICLE ou REVUE pour laquelle plusieurs notices ayant le même titre et le même ISBN/ISSN auraient été trouvées dans le catalogue de l’institution. Ce cas de figure correspondrait à une erreur de catalogage, il ne devrait pas être rencontré souvent. |
Échec de la localisation Une localisation a été tentée mais elle a échoué pour une certaine raison. | Ajout d’une référence de type LIVRE, ARTICLE ou REVUE dont la notice est présente uniquement dans le catalogue d’une autre institution. |
Localisation non exécutée Aucune localisation n’a été tentée. | Ajout d’une référence d’un autre type que LIVRE, ARTICLE ou REVUE, par exemple, ENTRÉE DE DICTIONNAIRE, VIDÉO ou CARTE. ou Ajout d’une référence via un formulaire vide, un import RIS, Zotero ou le Marque-Page qui n’aurait pas d’ISBN/ISSN. |
Informations incomplètes Les informations saisies pour effectuer une localisation de ressource sont insuffisantes. | Traitement Traiter et enrichir les références d’une référence qui n’aurait pas d’ISBN/ISSN. ou Ajout d’une référence via un formulaire vide, un import RIS, Zotero ou le Marque-Page avec un titre et un ISBN/ISSN qui ne serait pas dans le catalogue du réseau. |
Aucune ressource localisée Une localisation a été tentée mais aucune ressource n’a été trouvée. | Traitement Traiter et enrichir les références d’une référence ayant un titre et un ISBN/ISSN qui ne serait pas dans le catalogue du réseau. ou Ajout d’une référence électronique ayant un lien mort ou traitement Traiter et enrichir les références d’une référence électronique ayant un lien mort ou Action de Détacher du référentiel une référence |
Non terminé Une tentative de localisation est en cours. |
Excepté les références ayant le statut Ressource localisée, toutes les autres références ayant un autre statut sont à contrôler. Pour traiter ces différents cas, voir l’article Localisation d’une référence.
Dans le menu des références (Services aux usagers/Réserves de cours : Références), la facette Localiser la ressource permet de filtrer les références via ce statut. La facette Non localisée réunie toutes les références n’ayant pas un statut Ressource localisée ou Ressources multiples localisées.
Les étiquettes
Il existe trois types d’étiquettes ou tags :
- Les premières : Essentiel, Recommandé et Pour approfondir, peuvent être ajoutées et supprimées par les enseignants et par les bibliothécaires. Ces étiquettes sont visibles pour les étudiants et leurs sont destinées. Elles ne nécessitent pas d’action de gestion.
- Les deuxièmes, décrites dans le tableau suivant, sont générées automatiquement lorsqu’un enseignant remplit un formulaire de demande d‘achat ou de demande de numérisation. Aussi, elles peuvent être créées directement par les bibliothécaires. Les enseignants ne peuvent pas les ajouter directement ni les supprimer. Ces étiquettes sont visibles uniquement pour les enseignants et les bibliothécaires.
Libellé | Description |
Demande d’achat | L’enseignant a fait une suggestion d’achat d’une référence non localisée |
Demande d’achat validée | La bibliothécaire a validé la demande d’achat de l’enseignant |
Demande d’achat refusée | La bibliothécaire a refusé la demande d’achat de l’enseignant |
Demande de numérisation | L’enseignant a demandé la numérisation partielle d’un document physique |
Demande de numérisation validée | La bibliothécaire a validé la demande de numérisation de l’enseignant |
Demande numérisation refusée | La bibliothécaire a refusé la demande de numérisation de l’enseignant |
Les étiquettes ajoutées par les enseignants, soit Demande de numérisation et Demande d’achat sont à contrôler. Pour cela, voir respectivement les articles Gestion des demandes de numérisation et Gestion des demandes d’acquisition.
- Les troisièmes : Nouvelle édition disponible, sont générées lorsqu’un bibliothécaire fait une suggestion de remplacement d’une référence. Les enseignants et les bibliothécaires ne peuvent pas les ajouter ni les supprimer directement. Ces étiquettes sont visibles uniquement pour les enseignants et les bibliothécaires.
Dans le menu des références (Services aux usagers/Réserves de cours : Références), la facette Étiquettes de référence permet de filtrer les références selon leurs étiquettes.
Les alertes
Les alertes relatives aux listes de lecture
Une seule alerte relative aux listes de lecture nous intéresse, elle s’intitule La liste a une nouvelle note. Cette alerte est relative au service tchat et sert à repérer les messages laissés par les enseignants au niveau d’une liste de lecture. Les notes servent également à repérer les bibliographies déposées sous forme de fichier par les enseignants.
Dans le menu des listes de lecture (Services aux usagers/Réserves de cours : Listes de lecture), un filtre permet de trier les listes de lecture selon leurs alertes.
Les alertes La liste a une nouvelle note apparaissent en plus dans la liste des Tâches nécessitant votre attention, sous l’onglet Listes de lecture, à travers les lignes – Liste avec une nouvelle note :
Les alertes relatives aux références
Les alertes relatives aux références, décrites dans le tableau suivant, sont générées automatiquement après certaines actions réalisées par les étudiants, les enseignants ou les bibliothécaires. Elles correspondent aux services de signalement de liens brisés, tchat, dépôt de documents, demande de numérisation et demande d’achat.
Libellé | Description |
Lien de la référence signalé comme mort | L’étudiant, l’enseignant ou le bibliothécaire a marqué un lien comme brisé |
La référence a une nouvelle note | L’enseignant a laissé un message au niveau d’une référence |
La référence a un nouveau fichier | L’enseignant a déposé un fichier sous une référence |
Demande de numérisation de la référence en cours | La bibliothécaire a répondu favorablement à une demande de numérisation et a fait la demande auprès de ses collèges |
Demande de numérisation de la référence terminée | La bibliothécaire a numérisé le document |
Demande de numérisation de la référence annulée | La bibliothécaire a annulé la demande de numérisation |
Dans le menu des références (Services aux usagers/Réserves de cours : Références), la facette Alertes permet de filtrer les références selon leurs alertes.
Certaines alertes apparaissent dans la liste des Tâches nécessitant votre attention, sous l’onglet référence.
Date de publication
Mis à jour le
Attention ! Certains établissements utilisent parfois de procédures complémentaires