Procédure mise à jour le 01/03/2023
Rappel : le service de numérisation à la demande permet aux lecteurs de faire une demande de numérisation directement depuis Babord+. Ces demandes concernent uniquement les documents tombés dans le domaine public à l’exception des périodiques qui ne sont pas inclus dans le service de numérisation. Pour faciliter le calcul « 70 ans après la mort de l’auteur », nous avons choisi de sélectionner les exemplaires physiques dont l’année de publication est antérieure de 100 ans. Une vérification des droits sera faite systématiquement pour chaque demande de numérisation. À ce jour, seuls UB et UBM proposent ce service, la procédure sera à répéter pour ces deux institutions uniquement.
La mise à jour est à effectuer annuellement en janvier (elle est inscrite dans le calendrier d’exploitation du système). Cette procédure consiste à ajouter et/ou modifier l’exception de circulation qui se trouve au niveau de la notice d’exemplaire. L’exception de circulation est le critère qui permet ensuite de créer des règles de demande de numérisation dans Alma. Les exemplaires concernés sont ceux publiés il y a au moins 100 ans. Chaque année, on intègre donc les exemplaires publiés au cours de l’année N-101 ans et on vérifie également que tous les documents publiés avant cette date soient déjà modifiés. Ce qui pourrait ne pas être le cas pour des documents entrés dans les collections au cours de l’année.
Cette procédure comprend 4 étapes :
- 1. Repérer les exemplaires candidats à la numérisation
- 2. Identifier et modifier les exceptions de circulation existantes
- 3. Ajouter les exceptions de circulation sur les exemplaires concernés
- 4. Intégrer les nouvelles exceptions de circulation dans Alma
1. Repérer les exemplaires candidats à la numérisation
Dans Alma, au niveau de l’institution, se positionner sur l’environnement de recherche « Exemplaires physiques ». Aller dans la recherche avancée, la requête à formuler est la suivante :
- Index « Année de publication » au niveau de la notice bibliographique et filtrer sur « < » à l’année à contrôler (Actuelle-100).
- ET Index « Type de matériel » au niveau de la notice d’exemplaire et filtrer sur « n’est pas égal à » la valeur « Fascicule » (pour exclure les périodiques).
- ET Index « Exception de circulation » au niveau de la notice d’exemplaire et filtrer sur « n’est pas égal à » pour les 7 valeurs d’exception de circulation relatives à la numérisation.
- ET exclure les localisations étant systématiquement ouvert à la numérisation (à ce jour les « Réserve A » et « Réserve B » de la BUDSPE)
Rechercher et extraire la liste des exemplaires au format excel.
La requête étant un peu complexe, il est également possible de faire une recherche à partir des deux premières lignes, puis d’exporter tous les résultats (cependant, le chargement est un peu long) puis de filtrer sur les exceptions de circulation se terminant par « numérisable » directement dans Excel.
Ouvrir le tableur et ne conserver que les colonnes suivantes
| Code-barres | Bibliothèque | Emplacement permanent | Exception de circulation |
Rajouter les colonnes :
| Clef_recouv | Code exception « numérisation » |
Intégrer dans la colonne Clef_recouv la formule : =Bibliothèque& »_ »&Emplacement permanent
2. Identifier et modifier les exceptions de circulation existantes
Sur Excel, dans le tableau exporté en 1., utiliser un filtre pour isoler les exemplaires ayant déjà une exception de circulation. Utiliser la table de correspondance suivante pour remplir la colonne Code exception « numérisation ». Utiliser pour cela la formule =RECHERCHEV.
| Exceptions de circulation « normales » | Code « normal » | Exceptions de circulation « numérisables » | Code « numérisable » |
| consultation soumise à condition | p1 | consultation soumise à condition – numérisable | p1n1 |
| consultation sur place uniquement | p2 | consultation sur place uniquement – numérisable | p2n1 |
| empruntable | p5 | empruntable – numérisable | p5n1 |
| empruntable limité | p4 | empruntable limité – numérisable | p4n1 |
| empruntable soir et week-end | p3 | empruntable soir et week-end – numérisable | p3n1 |
| non consultable | p0 | non consultable – numérisable | p0n1 |
| spécial – cas particulier à ajuster | p6 | spécial – cas particulier à ajuster – numérisable | p6n1 |
Table_exception de circulation_code numérisable
3. Ajouter les exceptions de circulation sur les exemplaires concernés
Afin d’attribuer la bonne exception de circulation aux exemplaires n’ayant pas déjà une exception de circulation, il est nécessaire d’utiliser la liste de toutes les localisations ouvertes dans Alma pour chaque bibliothèque du réseau. Le programme d’extraction des localisations est déposé et documenté ici.
Le document exporté est en CSV, il faut donc l’importer dans Excel en précisant qu’il s’agit d’Unicode (UTF-8).
Conserver les colonnes suivantes :
| Nom_Blibliothèque | Type_de_Localisation | Unité de service aux usager |
Rajouter les colonnes :
| Clef_recouv | Code exception « numérisation » |
Intégrer dans la colonne Clef_recouv la formule : =Nom_Blibliothèque & »_ »& Type_de_Localisation
Utiliser la table de correspondance suivante afin de remplir dans la colonne Code exception « numérisation » par le code correspondant. Utiliser pour cela la formule =RECHERCHEV.
| Université de Bordeaux | Université Bordeaux Montaigne | |||||
| Unités de services aux usagers | Règle de circulation principale | Exception de circulation correspondante pour la numérisation | Code « numérisation » | Règle de circulation principale | Exception de circulation correspondante pour la numérisation | Code « numérisation » |
| Libre-accès | Prêt normal | empruntable – numérisable | p5n1 | Prêt normal | empruntable – numérisable | p5n1 |
| Libre-accès de consultation | Consultation sur place uniquement | consultation sur place uniquement – numérisable | p2n1 | Consultation sur place uniquement | consultation sur place uniquement – numérisable | p2n1 |
| Libre-accès à limitation | Prêt 2 semaines | empruntable limité – numérisable | p4n1 | Prêt 2 semaines | empruntable limité – numérisable | p4n1 |
| Magasin | Prêt normal | empruntable – numérisable | p5n1 | Prêt normal | empruntable – numérisable | p5n1 |
| Magasin exclus du prêt | Consultation sur place uniquement | consultation sur place uniquement – numérisable | p2n1 | Consultation sur place uniquement | consultation sur place uniquement – numérisable | p2n1 |
| Magasin à limitation | Prêt 2 semaines | empruntable limité – numérisable | p4n1 | Prêt 2 semaines | empruntable limité – numérisable | p4n1 |
| Réserve | Consultation sur place uniquement | consultation sur place uniquement – numérisable | p2n1 | Consultation sur place uniquement | consultation sur place uniquement – numérisable | p2n1 |
| Dépôt enseignant | Non consultable | non consultable – numérisable | p0n1 | Non consultable | non consultable – numérisable | p0n1 |
| Service interne | Consultation sur place uniquement | consultation sur place uniquement – numérisable | p2n1 | Consultation sur place uniquement | consultation sur place uniquement – numérisable | p2n1 |
Table_Unité de service_code numérisation
Sur Excel, dans le tableau exporté en 1., utiliser un filtre pour isoler les exemplaires n’ayant pas déjà une exception de circulation. Et, à partir de cette nouvelle table créée en 3., remplir la colonne Code exception « numérisation ». Utiliser pour cela la formule =RECHERCHEV et les deux colonnes Clef_recouv.
4. Intégrer les nouvelles exceptions de circulation dans Alma
Exporter un fichier CSV à partir des colonnes Code-barres et Code exception numérisation, après avoir renommé leur entête respective «barcode» et «policy».
Sur les Outils du Scoop/admin, aller dans Utilitaires Alma/Traitements de modification en masse des exemplaires. Cliquer sur + Ajouter Traitement de modification en masse des exemplaires, choisir l’institution et le périmètre, importer le fichier CSV et enfin, cliquer sur Enregistrer.