Procédure créée le 16/05/2022
Rappel : le service de numérisation à la demande permet aux lecteurs de faire une demande de numérisation directement depuis Babord+. Cela concerne les documents dont l’année de publication est au moins de 100 ans à l’exception des périodiques qui ne sont pas inclus dans le service.
Configurer un département de numérisation au niveau de l’institution
Par défaut, chaque institution Alma dispose d’un département de numérisation. Ex Libris les a créés au moment de la migration.
L’objectif de cette configuration est :
- de nommer le département de numérisation en « atelier de numérisation » afin d’harmoniser les pratiques entre les établissements
- de configurer les bibliothèques desservies par l’atelier en l’occurence il s’agit de l’institution
- de configurer les opérateurs à savoir les agents qui auront accès à l’atelier pour gérer le circuit des demandes de numérisation
Chemin d’accès à la configuration : Alma>Configuration>Services aux usagers>Services aux usagers – numérique>Départements de numérisation
Cliquer sur « Modifier » depuis le département de numérisation :
Depuis l’onglet « Détails généraux », modifier le « Nom » puis cliquer sur « Enregistrer » :
Depuis l’onglet « Bibliothèques desservies » :
- cliquer sur « Attacher une bibliothèque »
- choisir l’institution entière ou une ou plusieurs bibliothèques que l’atelier desservira puis cliquer sur « Joindre »
ATTENTION : voir les configurations Leganto pour faire cohabiter le service de numérisation via Babord+ et celui depuis Leganto.
- cliquer sur « Enregistrer »
Depuis l’onglet « Opérateur » :
- cliquer sur « Ajouter un opérateur »
- choisir l’opérateur à ajouter dans la liste et cliquer sur « Joindre »
- cliquer sur « Enregistrer »
Configurer les règles de demande de numérisation
Les règles de demande de numérisation se paramètre de la même manière que les règles des demandes de réservation. Les règles de demande de numérisation peuvent dans certains cas se paramétrer simultanément aux règles de demande de réservation.
Il y a trois étapes à respecter dans les tables de configuration Alma (comme pour les règles de circulation) :
- configurer les règles
- configurer les conditions d’utilisations : elles sont composées des règles précédemment paramétrées
- configurer les règles des demandes dans les unités de services aux usagers : elles reprennent les conditions d’utilisation et s’appliquent selon ou non des critères (bibliothèques, localisations, exceptions de circulation
Configurer les règles
Chemin d’accès à la configuration : Alma>Configuration>Services aux usagers>Services aux usagers – exemplaires physiques>Configuration avancée des règles
Cette table contient toutes les règles créées qui sont ensuite utilisés dans les conditions d’utilisations.
Cliquer sur « Ajouter des règles de services aux usagers » pour créer une nouvelle règle :
Les règles à configurer dans le cadre des demandes de numérisation :
| Peut être demandé | Réservation | Utilisé | |
| Bibliothèques de retrait | Réservation | Utilisé | |
| Période au rayon des réservations | Réservation | La durée varie selon les établissements : de 2 à 7 jours | Utilisé |
| est numérisable | Numérisation | Utilisé | |
| Peut être demandé dans le cadre d'une demande PEB physique | PEB | Not requestable for physical ressource sharing | Pas utilisé |
| Peut être demandé dans le cadre d'une demande PEB numérique | PEB | Not requestable for digital ressource sharing | Pas utilisé |
| Priorité de la demande | Réservation | Medium | Pas utilisé |
| Règle pour les demandes de documents en rayon | Réservation | Allow for pickup anywhere regardless avaibility Use fulfillment unit defenition | Utilisé |
| Livraison à domicile / au bureau | Réservation | Personnal delivery - None | Pas utilisé |
| Frais de livraison à domicile / au bureau | Réservation | Personnal delivery - No Fee | Pas utilisé |
| Convertir automatiquement vers le partage de ressource | PEB | Do not convert to ressource sharing | Pas utilisé |
| Frais de numérisation par numérisation | Numérisation | No Fee | Pas utilisé |
| Frais de numérisation par page | Numérisation | No Fee | Pas utilisé |
Le paramètre principal qui détermine la règle des demandes de numérisation est « est numérisable ».
Mais il va falloir tenir compte dans certains cas des règles de demandes de réservation car elles seront paramétrés ensemble selon les collections concernées.
Deux cas deux figures vont donc se présenter :
- les documents sont numérisables mais pas réservables : on configurera surtout le paramètre « est numérisable » sur « Digitizable » et on configurera le paramètre « est demandable » sur « Not requestable »
Exemple : les documents consultables sur place uniquement
- les documents sont numérisables et réservables : on on configurera surtout le paramètre « est numérisable » sur « Digitizable » et on configurera le paramètre « est demandable » sur « Requestable » + tous les paramètre liés aux demandes de réservation.
Configurer les conditions d’utilisation
Cette deuxième étape consiste à rassembler les règles précédemment créés dans les conditions d’utilisations.
Chemin d’accès à la configuration : Alma>Configuration>Services aux usagers>Services aux usagers – exemplaires physiques>Règles et conditions d’utilisation
Cliquer sur « Ajouter des conditions d’utilisation » pour créer une nouvelle condition :
Sur la page suivante, cocher le type de conditions « Demande » puisque la demande de numérisation fait partie de l’ensemble des demandes dans Alma, puis cliquer sur « Suivant » :
Sur la page suivante, choisir les règles qui définiront les conditions d’utilisation :
Comme dit précédemment les conditions d’utilisation tiendront compte si le document est également « demandable » à la réservation auquel cas il faudra paramétrer les règles correspondantes.
Configurer les règles des demandes dans les unités de services aux usagers
La dernière étape consiste à configurer les conditions d’utilisation précédemment créés au niveau des unités de services aux usagers afin qu’elles puissent s’appliquer sur les localisations qui sont paramétrées dans unités.
Chemin d’accès à la configuration : Alma>Configuration>Services aux usagers>Services aux usagers – exemplaires physiques>Unités de services aux usagers
Depuis une unité de services aux usagers, se positionner sur l’onglet « Règles de l’unité de services aux usagers » :
Filtrer sur le type de règle « Demande » :
Cliquer sur « Ajouter une règle » pour créer une nouvelle règle :
La page de configuration s’ouvre :
- Donner un nom à la règle de demande : le nombre de caractères est limité mais il est possible d’apporter des précisions dans le champ « Description ».
- Paramètres de sortie : sélectionner dans la liste les conditions d’utilisation créées précédemment.
Selon les situations, il sera également possible de déterminer des paramètres pour lesquels les conditions d’utilisation s’appliqueront. Les paramètres les plus utilisés pour les demandes de numérisation :
- les localisations : si il y a besoin d’appliquer les conditions sur certains localisations. Dans le cas où, par exemple, toutes les localisations de l’unité de pratiqueraient pas les demandes de numérisation.
- l’exception de circulation : c’est le paramètre qui sera le plus utilisé puisque c’est sur ce critère que l’on s’appuie pour pouvoir rendre « numérisable » un document. Les exceptions qui seront paramétrées à ce niveau sont : empruntable – numérisable, empruntable limité – numérisable, empruntable soir et week-end – numérisable, consultable sur place uniquement – numérisable, non consultable – numérisable, consultation soumise à condition – numérisable, spécial – cas particulier à ajuster – numérisable
Il est également possible de filtrer selon les paramètres suivants (à voir selon les paramètres des unités de services aux usagers et les besoins des bibliothèques) :
- le groupe utilisateurs : permet de filtrer sur certains types de lecteurs
- le type de matériel
- le type de processus : permet de filtrer sur des types de processus appliqués aux documents. Permet par exemple de filtrer sur les documents en traitement interne et donc indisponibles
Exemple de paramétrage : demande de numérisation sur les documents consultables sur place uniquement (ces documents ne sont donc pas ouvert à la réservation puisque non prêtables)
Dans ce cas :
- Conditions d’utilisation : les conditions d’utilisation seront « Non demandable mais numérisable ». Dans les conditions, il y aura donc une règle qui autorise les demandes de numérisation mais les règles de demandes de réservation ne seront pas paramétrées pour autoriser le service
- Paramètre d’entrée : on configurera le paramètre d' »exception de circulation » pour les conditions d’utilisations s’appliquent sur les documents qui portent cette exception.
Pour résumer les règles paramétrées dans les unités de services aux usagers :
- celles pour les demandes de numérisation auront toujours à minima le paramètre sur les « exceptions de circulation ».
- il faudra prévoir des règles qui ne permettront que les demandes de numérisations sur les documents non empruntables
- il faudra doubler les règles des demandes de réservation pour qu’elles incluent les demandes de numérisation sur les documents qui ont une exception de circulation de type « numérisable »
A savoir : dans la liste des règles créés dans l’unité de services aux usagers, l’ordre à son importance. Alma prend en compte les règles qui arrivent en premier dans la liste
Rendre les exemplaires numérisables
Rappel : on considère des documents comme « numérisables » depuis Babord+lorsque l’année de publication est > ou = à 100 ans.
Pour distinguer ces documents et permettre d’ouvrir le service de demande de numérisation, le critère disponible se trouve au niveau de la notice exemplaire : il s’agit de l’exception de circulation.
Les exceptions de circulation disponibles pour les règles de circulation on toutes étaient doublées de manière à ce qu’elles existent en version « numérisable » :
| consultation soumise à condition | consultation soumise à condition - numérisable |
| consultation sur place uniquement | consultation sur place uniquement - numérisable |
| empruntable | empruntable - numérisable |
| empruntable limité | empruntable limité - numérisable |
| empruntable soir et week-end | empruntable soir et week-end - numérisable |
| non consultable | non consultable - numerisable |
| spécial - cas particulier à ajuster | spécial - cas particulier à ajuster - numérisable |
L’opération consiste donc à ajouter une exception de circulation sur les exemplaires candidats à la numérisation :
- Ajout sur les exemplaires qui n’avaient pas d’exception (pour que l’on puisse paramétrer les règles de demandes de numérisation)
- Modification de l’exception présente qui sera remplacée par sa version « numérisable ».
Pour les opérations d’ajout de l’exception de circulation, se référer à la procédure suivante : https://rebub.u-bordeaux.fr/index.php/wiki/configuration/alma/gestion-des-ressources/mettre-a-jour-les-exemplaires-candidats-a-la-numerisation/?preview_id=13700&preview_nonce=177af2adcd&preview=true
Configurer les lettres
Chemin d’accès à la configuration des lettres : Alma>Configuration>Général>Lettres>Configuration de lettres
Il existe deux types de lettres pour les demandes de numérisation :
- « Lettre Avis de demande de ressource »
- « Lettre Notification de fourniture du document »
Lettre Avis de demande de ressource
C’est la lettre destinée aux bibliothèques qui s’envoie ou s’imprime lorsqu’il y a une demande sur un document. Elle comporte donc les informations nécessaires pour:
- identifier le lecteur demandeur
- identifier la ressource qui fait l’objet de la demande
ATTENTION : cette lettre est commune aux demandes de numérisation et de réservation.
Par conséquent les en-têtes ont été paramétrés pour distinguer les différents type de demande.
Pour pouvoir faire cette distinction, des balises ont été ajoutées dans le modèle xsl :
Des balises ont également été ajouté pour les demandes de numérisation du personnel afin d’indiquer aux agents des bibliothèques que c’est une demande formulée par le Scoop :
Dans les libellés à afficher dans la lettre, le libellé « Cc » permet de paramétrer une adresse qui reçoit en copie toutes les avis de demandes.
C’est l’adresse … qui a été paramétrée pour gérer en amont les demandes en lien avec le circuit qui a été conçu (le service patrimoine du Scoop vérifie si une numérisation existe ailleurs avant de valider la demande auprès des bibliothèques).
Lettre Notification de fourniture du document
C’est la lettre qui est envoyée au demandeur pour lui donner accès au document numérisé.
Cette lettre est envoyé lorsque l’on va au bout du circuit de numériseur et que l’on effectue l’étape « Fourniture du document ».