Les “lettres” dans Alma désignent toutes les communications possibles depuis Alma vers l’extérieur. Dans cet article nous parlerons essentiellement des communications à destination des usagers, néanmoins, certaines lettres sont conçues pour d’autres destinataires. Par exemple, certaines sont destinées aux fournisseurs, d’autres pour le travail interne aux bibliothèques, la plus connue étant l’ « Avis de demande de ressource ». Ces communications prennent, la plupart du temps, la forme de mails, mais d’autres sont envoyés aux imprimantes des bibliothèques pour êtres envoyés aux lecteurs par la poste.
Notes : Pour les lettres imprimées comme l’ « Avis de demande de ressource », en cas de problème d’envoi de messages sur les boites mail des bibliothèques, vérifier l’adresse mail indiquée pour l’imprimante de la bibliothèque. Voir Configuration des imprimantes
L’envoi de ces lettres peut être programmé via un traitement quotidien ou bien déclenché par certaines opérations de services aux usagers dans Alma.
La plupart des traitements d’envoi de lettres sont paramétrés dans le menu suivant Configuration / Services aux usagers / Général : Configuration des traitements pour les services aux usagers. Des configurations avancées sont parfois à réaliser.
Certains paramètres peuvent être choisis. Dans l’exemple suivant, le « rapport de l’activité de prêt » (qui liste aux lecteurs l’ensemble des ses prêts en cours) est désactivé et n’est pas envoyé régulièrement. Par contre, la « lettre de courtoisie » (qui est envoyée au lecteur avant que ses emprunts n’arrivent à échéance) est activée et envoyé tous les jours à 03h aux lecteurs qui ont des emprunts dont la date de retour est exactement dans 3 jours.
Dans Alma, il existe deux menus Configuration de lettre et Configuration des composants (Configuration / Général / Lettres) qui permettent d’activer ou désactiver ces lettres et de les modifier. Excepté quelques personnalisations, les configurations se font la NZ et elles sont distribuées aux autres institutions. Voir les configurations actuelles.
Les lettres à destination des lecteurs utilisées
Voici la liste des lettres que le réseau a choisi d’utiliser pour ses communications aux lecteurs ainsi que quelques informations sur leur fonctionnement. A cette liste, s’ajoute deux mails liés à l’utilisation de Leganto, pour en savoir plus, lire cet article.
| Nom dans Alma | Objet du mail | Utilisé par | Modalité d’envoi |
|---|---|---|---|
| Lettre de courtoisie | Bibliothèques – Vos emprunts arrivent à échéance | Tous | Traitement quotidien à 03h 3 jours avant l’échéance des emprunts |
| Lettre de notification des prêts en retard | Bibliothèques – Vous avez des emprunts en retard | Tous | Traitement quotidien à 19h 7 jours et 21 jours après l’échéance des emprunts |
| Lettre Prêt perdu et en retard | Dernier rappel avant contentieux | Tous | Traitement quotidien à 19h 35 jours après l’échéance des emprunts Impression automatique, envoi au lecteur par voie postale |
| Lettre Réinitialisation de mot de passe | Bibliothèques – Réinitialiser votre mot de passe | Tous | Lors qu’un lecteur clique sur « Créer ou modifiez votre mot de passe » sur Babord+ Lors qu’un bibliothécaire envoie un « Message Service d’identité » depuis la page Détails utilisateur dans Alma |
| Lettre d’activité du lecteur | Bibliothèques – Emprunts en cours | Tous | Lorsqu’un bibliothécaire clique sur « Envoyer le rapport d’activité » sur la page « Services aux lecteurs » |
| Lettre de reçu de prêt | Bibliothèques – Confirmation de vos emprunts | Tous | Lorsqu’un bibliothécaire clique sur » Envoyer le reçu de prêt » sur la page « Services aux lecteurs » |
| Lettre Reçu de retour | Bibliothèques – Confirmation de vos retours | Tous | Lorsqu’un bibliothécaire clique sur « Envoyer le reçu de retour » sur la page « Services aux lecteurs » |
| Lettre Rapport sur les demandes | Bibliothèques – Demandes en cours | Tous | Lorsqu’un bibliothécaire clique sur « Envoyer un rapport sur les demandes » sur la page « Services aux lecteurs » |
| Réservation à disposition | Bibliothèques – Votre réservation est disponible | Tous sauf INP | Lorsqu’un document réservé a été « pris en rayon » puis « scanné » par un bibliothécaire |
| Lettre Annulation de demande | Bibliothèques – Votre réservation est annulée | Tous sauf INP | Lorsqu’une demande de réservation (tous sauf INP) ou de numérisation (UB et UBM) a été annulée par un lecteur ou un bibliothécaire |
| Lettre Notification de fourniture du document | Bibliothèques – Votre numérisation est prête | UB et UBM | La numérisation a été effectuée, le lien de téléchargement a été collé dans Alma pour finaliser la demande de numérisation |
| Lettre Emprunté par | Bibliothèques – Emprunt par procuration | UB | Indique au lecteur qu’un utilisateur mandataire a emprunté un exemplaire en leur nom |
| Lettre Notifications aux utilisateurs | Divers | Tous | Voir courriers personnalisés |