Informations sur les statuts des références

Statuts de localisation

Informations incomplètes : Les informations saisies pour effectuer une localisation de ressource sont insuffisantes.

Ce statut apparait quand une référence est entrée via un formulaire avec un titre et un ISBN mais elle n’est pas dans le répertoire.

Il apparait après un traitement enrichir les références, pour les références entrées via un formulaire avec un titre uniquement (sans ISBN).

Échec de la localisation : Une localisation a été tentée mais elle a échoué pour une certaine raison.

Ce statut de localisation est celui qui apparait lorsque la notice est présente dans la NZ mais pas dans l’IZ. Dans ce cas, la référence est liée au répertoire mais le statut de localisation est en échec. Elle reste en échec peu importe la tentative de localisation (manuelle, traitement enrichir les références…). Si l’on détache la référence du référentiel, puis qu’on exécute une localisation manuelle en recherchant la notice dans la NZ, le statut ne revient pas à échec de localisation. Attention, l’information de l’institution détentrice du document ne remonte pas dans Alma, consulter dans Leganto. Proposition de traitement de ces cas voir plus loin.

Localisation non exécutée : Aucune localisation n’a été tentée.

C’est le cas pour certains types de documents, pour l’instant cela semble être le cas pour les Carte (confirmé par ExLibris), les Site web (test via cite-it), les Vidéo (test vidéo du catalogue en Open Accès), les Entrée de dictionnaire (test Encyclopédia Universalis)

Ce statut apparait aussi lorsqu’on ajoute une référence via un formulaire et s’il manque l’ISBN.

Ressources multiples localisées : Une localisation a été tentée et plusieurs ressources ont été trouvées.

Correspondrait au cas où deux notices seraient trouvées, s’il n’y a pas d’erreur dans le catalogue, on ne devrait pas tomber sur ce statut. Dans le cas où une notice d’exemplaire physique et une notice d’exemplaire électronique correspondent à la même référence, Leganto récupère les données de la notice de l’exemplaire physique et copie le lien d’accès de l’exemplaire électronique, donc ces cas apparaissent comme « Ressource localisée ».

Aucune ressource localisée : Une localisation a été tentée mais aucune ressource n’a été trouvée.

Semble apparaitre dans le cas de liens morts d’accès à des ressources électroniques.

Autre cas de figure, lorsqu’une référence est ajoutée via un formulaire, avec un titre et un ISBN, si l’on a ensuite exécuté un traitement Enrichir les références.

Ou encore, lorsqu’on « détache du référentiel ».

Non terminé : Une tentative de localisation est en cours.

Ressource localisée : Une localisation a été tentée et une ressource unique a été trouvée.

La notice est dans la NZ et dans l’IZ (Alma/Primo). Ça ne parait pas toujours systématique quand la notice est issue de CDI.

Recap des statuts des références ajoutées via un formulaire :

S’il n’y a que le titre, exemple : Le petit prince

• A l’ajout dans Biblio(s)+ > Localisation non exécutée
• Après le traitement Enrichir les références > Informations incomplètes

S’il y a le titre et l’ISBN, exemple : Du Caviar sur les Méninges + 9782915651874

• A l’ajout dans Biblio(s)+ > Informations incomplètes
• Après le traitement enrichir les références > Aucune ressource localisée

Proposition de traitement des exemplaires disponibles dans d’autres institutions

Pour les références présentent dans la NZ mais pas dans l’IZ (dans la recherche Biblio(s)+ Disponible pour un autre établissement du réseau), le statut de la référence apparait Complet et le statut de localisation Échec de la localisation dans Alma. Pour repérer les références présentes dans la NZ, il y a un lien (mort) dans le titre.

On propose trois scénarios pour traiter ce genre de cas :

• Changer la localisation manuellement en « ressource localisée » (= « ce ne sont pas des cas particuliers ») : au niveau de la référence, cliquer sur le bouton « Modifier », sous l’onglet « Référence » dans la case « Paramètres de référence », sélectionner « ressource localisée » dans l’onglet déroulant des « Statut de localisation de la ressource ».
• Changer le statut en « En cours » ou « Prêt pour le traitement » (= « le bibliothécaire a repéré ce cas et va le traiter, par exemple proposer une acquisition par son institution ») au niveau du menu des références (Services aux usagers/Réserves de cours : Références) cocher la case à gauche de la référence, cliquer dans la barre du haut sur « Changer le statut », sélectionner dans l’onglet déroulant le nouveau statut et cliquer sur le bouton « Changer le statut ». L’intérêt est ici de pouvoir réaliser un traitement par lot, en isolant par exemple grâce aux facettes ces cas. Voir si le statut « en cours » se met uniquement manuellement et s’il n’est pas utilisé dans un autre workflow. A priori, « InProcess » n’est pour l’instant pas utilisé, sauf si on l’ajout manuellement.
  • ou Changer le statut par un « nouveau statut que l’on va créer » (= « je repère dans les listes de lecture les références qui ne sont pas dans mon institution, plus repérage que traitement ») : Configuration/Services aux usagers/Cours : Statuts supplémentaires de référence de la liste de lecture. Au niveau du menu des références (Services aux usagers/Réserves de cours : Références) cocher la case à gauche de la référence, cliquer dans la barre du haut sur « Changer le statut » sélectionner dans l’onglet déroulant le nouveau statut et cliquer sur le bouton « changer le statut ». L’intérêt est d’ici de pouvoir réaliser un traitement par lot, en isolant par exemple grâce aux facettes ces cas.
• Limiter dès la création des listes de lecture la recherche des enseignants au catalogue de leur institution de rattachement. Cela prend du sens pour les universités de Périgueux ou Agen par exemple (du coup on parle pas d’institution mais de bibliothèques…).

Statut des références

Par défaut, les statuts se modifient automatiquement selon certaines actions décrites dans le tableau suivant.

Les statuts de la demande (référence)
En cours de préparation	Statut initial d’une référence lorsque la liste n’a pas encore été publiée par l’enseignant.
Prêt pour le traitement	La liste est publiée par l’enseignant et la référence nécessite l’action d’un bibliothécaire.
En cours	Le bibliothécaire a commencé à travailler sur la référence.
Refusé	La bibliothèque n’a pas pu vérifier la demande. Les étudiants ne peuvent pas voir les références refusées.
Inactif	La référence n’est plus pertinente.
Complet	La référence ne nécessite pas d’action particulière.

C’est la table (Menu de configuration/Leganto/Gestion de liste : Statuts automatiques des réserves de cours) qui définit dans quelle situation tel statut de référence est mis automatiquement.

Le choix de paramétrage a été que le statut de la référence soit quasiment systématiquement « Complet », c’est pourquoi, les définitions des statuts (de la doc ExLibris) ne sont pas toujours exactes.

D’une manière générale, certains retours en arrière ne sont pas possibles, par exemple (dans le cas des paramètres par défaut d’ExLibris) si la liste est publiée puis dépubliée, le statut de la référence passe de En cours préparation à Prêt pour le traitement mais ne revient pas à Prêt pour le traitement.

Créer un nouveau statut de référence

Aller dans Configuration/Services aux usagers/Cours : Statuts supplémentaires de référence de la liste de lecture.

Pour attribuer automatiquement ce statut en fonction de telle ou telle situation ou action, rentrer le code du statut nouvellement crée dans la table Configuration/Leganto/Gestion de liste : Statuts automatiques des réserves de cours.