Statuts de localisation

Informations incomplètes : Les informations saisies pour effectuer une localisation de ressource sont insuffisantes.

Ce statut apparait quand une référence est entrée via un formulaire avec un titre et un ISBN mais elle n’est pas dans le répertoire.

Il apparait après un traitement enrichir les références, pour les références entrées via un formulaire avec un titre uniquement (sans ISBN).

Échec de la localisation Une localisation a été tentée mais elle a échoué pour une certaine raison.

Ce statut de localisation est celui qui apparait lorsque la notice est présente dans la NZ mais pas dans l’IZ. Dans ce cas la référence est liée au répertoire mais le statut de localisation est en échec. Elle reste en échec peu importe la tentative de localisation (manuelle, traitement enrichir les références…) (Si l’on détache la référence du référentiel, puis qu’on exécute une localisation manuelle en recherchant la notice dans la NZ, le statut ne revient pas à échec de localisation). Attention l’information de l’institution détentrice du document ne remonte pas dans Alma, consulter dans Leganto. Proposition de traitement de ces cas voir plus loin.

Localisation non exécutée Aucune localisation n’a été tentée.

C’est le cas pour certains types d’objets, pour l’instant cela semble être le cas pour les Carte (confirmé par ExLibris), les Site web (test utilisation de cite-it), les Vidéo (test vidéo du catalogue en Open Accès), les Entrée de dictionnaire (test Encyclopédia Universalis)

Ce statut apparait aussi lorsqu’on ajoute une référence via un formulaire et s’il manque l’ISBN.

Ressources multiples localisées Une localisation a été tentée et plusieurs ressources ont été trouvées.

Correspondrait au cas où deux notices seraient trouvées, s’il n’y a pas d’erreur dans le catalogue, on ne devrait pas tomber sur ce statut. Dans le cas où une notice d’exemplaire physique et une notice d’exemplaire électronique correspondent à la même référence, Leganto récupère les données de la notice de l’exemplaire physique et copie le lien d’accès de l’exemplaire électronique, donc ces cas apparaissent comme « Ressource localisée ».

Aucune ressource localisée Une localisation a été tentée mais aucune ressource n’a été trouvée.

Semble apparaitre dans le cas de liens morts d’accès à des ressources électroniques. Attention, lors d’un traitement Enrichir les références, il faut décocher la case Localisation de la ressource : résolveur de liens, sinon toutes les ressources accessible via le résolveur de lien apparaissent avec un statut Aucune ressource localisée.

Autre cas de figure, lorsqu’une référence est ajoutée via un formulaire, avec un titre et un ISBN, si l’on a ensuite exécuté un traitement Enrichir les références.

Ou encore lorsqu’on « détache du référentiel ».

Non terminé     Une tentative de localisation est en cours.

Ressource localisée Une localisation a été tentée et une ressource unique a été trouvée.

La notice est dans la NZ et dans l’IZ (Alma/Primo). Ça ne parait pas toujours systématique quand la notice est issue de CDI.

Recap des statut de localisation des références ajoutées via un formulaire :

S’il n’y a que le titre, exemple : Le petit prince

• A l’ajout dans Biblio(s)+ > Localisation non exécutée
• Après le traitement Enrichir les références > Informations incomplètes

S’il y a le titre et l’ISBN, exemple : Du Caviar sur les Méninges + 9782915651874

• A l’ajout dans Biblio(s)+ > Informations incomplètes
• Après le traitement enrichir les références > Aucune ressource localisée

Proposition de traitement des exemplaires disponibles dans d’autres institutions

Pour les références présentent dans la NZ mais pas dans l’IZ (dans la recherche Biblio(s)+ Disponible pour un autre établissement du réseau), le statut de la référence apparait Complet (Terminé dans Biblio(s)) et le statut de localisation Échec de la localisation dans Alma. Pour repérer les références présentes dans la NZ, il y a un lien (mort) dans le titre.

On propose trois scénarios pour traiter ce genre de cas :

• Changer la localisation manuellement en « ressource localisée » (= « ce ne sont pas des cas particuliers ») : au niveau de la référence, cliquer sur le bouton « Modifier », sous l’onglet « Référence » dans la case « Paramètres de référence », sélectionner « ressource localisée » dans l’onglet déroulant des « Statut de localisation de la ressource ».
• Changer le statut en « En cours » ou « Prêt pour le traitement » (= « le bibliothécaire a repéré ce cas et va le traiter, par exemple proposer une acquisition par son institution ») au niveau du menu des références (Services aux usagers/Réserves de cours : Références) cocher la case à gauche de la référence, cliquer dans la barre du haut sur « Changer le statut » sélectionner dans l’onglet déroulant le nouveau statut et cliquer sur le bouton « Changer le statut ». L’intérêt est ici de pouvoir réaliser un traitement par lot, en isolant par exemple grâce aux facettes ces cas. Possibilité de renommer le statut « en cours » ? Voir s’il se même uniquement manuellement et s’il n’est pas utiliser dans un autre workflow. Pour répondre à mes propres questions, il n’est pas possible (à priori) de renommer le statut mais on peut tout à fait en créer un nouveau. Et « InProcess » n’est pour l’instant pas utilisé, sauf si on l’ajout manuellement.
  • ou Changer le statut par un « nouveau statut que l’on va créer » (= « je repère dans les listes de lecture les références qui ne sont pas dans mon institution, plus repérage que traitement ») : Configuration/Services aux usagers/Cours : Statuts supplémentaires de référence de la liste de lecture. au niveau du menu des références (Services aux usagers/Réserves de cours : Références) cocher la case à gauche de la référence, cliquer dans la barre du haut sur « Changer le statut » sélectionner dans l’onglet déroulant le nouveau statut et cliquer sur le bouton « changer le statut ». L’intérêt est d’ici de pouvoir réaliser un traitement par lot, en isolant par exemple grâce aux facettes ces cas.
• Limiter dès la création des listes de lecture la recherche des enseignants au catalogue de leur institution de rattachement. Cela prend du sens pour les universités de Périgueux ou Agen par exemple (du coup on parle pas d’institution mais de bibliothèques…). Comment on fait ? Est-ce possible ?

Statut des références

Par défaut, les statuts se modifient automatiquement selon certaines actions décrites dans le tableau suivant.

Les statuts de la demande (référence)
En cours de préparation	Statut initial d’une référence lorsque la liste n’a pas encore été publiée par l’enseignant.
Prêt pour le traitement	La liste est publiée par l’enseignant et la référence nécessite l’action d’un bibliothécaire.
En cours	Le bibliothécaire a commencé à travailler sur la référence.
Refusé	La bibliothèque n’a pas pu vérifier la demande. Les étudiants ne peuvent pas voir les références refusées.
Inactif	La référence n’est plus pertinente.
Complet	La référence ne nécessite pas d’action particulière.

C’est la table (Menu de configuration/Leganto/Gestion de liste : Statuts automatiques des réserves de cours) qui définit dans quelle situation tel statut de référence est mis automatiquement.

Le choix de paramétrage (+ ou – les mêmes dans notion et en production) a été que le statut de la référence soit quasiment systématiquement « Complet », c’est pourquoi les définitions des statuts (issus de la doc ExLibris) suivants ne sont pas toujours exactes.

D’une manière générale, j’ai que certains retours en arrière ne sont pas possibles, par exemple (dans le cas des paramètres par défaut d’ExLibris) si la liste est publiée puis dépubliée, le statut de la référence passe de En cours préparation à Prêt pour le traitement mais ne revient pas à Prêt pour le traitement.

Being Prepared – The initial status

Normalement statut initial par défaut, lorsqu’une référence est ajoutée et que la liste n’est pas publiée, mais il a été choisi de mettre « Complete » lorsque de l’ajout d’une référence physique ou électronique quelque soit le statut de la liste de lecture.

Par exemple, si le paramètre citation_physical est laissé vide, lors de l’ajout d’une référence physique à une liste non publié le statut est En cours de préparation sur Alma et dans Biblio(s)+. Une fois la liste publiée, la référence change automatiquement de statut et apparait En cours de préparation sur Alma et Envoyé dans Biblio(s)+.

Tous les champs suivants devraient se comporter ainsi.

citation_copyright_approved	system		Automatic status for citation after copyright approval N’est pas utilisé car le statut de copyright est automatiquement « Non déterminé » (Menu de configuration/Services aux usagers/gestion des droits d’auteur/Statut de copyright par défaut de la référence)
citation_detached_from_repository Exemples : Ajout par formulaire « Du caviar sur les méninges » 9782915651874 Ou « Le petit prince sans préciser l’ISBN »	system	BeingPrepared	Automatic status for citation detached from repository Utilisé Ce paramètre est celui qui entre en jeu lors de l’ajout par formulaire d’une référence non rattachée au répertoire (pour un manque d’infos ou parce qu’elle n’est pas dans les collections). Pas utilisé De l’explication dans notion ça devrait être quand on « … » /Détacher du référentiel mais je n’ai pas pu le reproduire. Je l’explique par cette histoire de non-retour en arrière.
citation_resource_sharing_request_created	system		Automatic status for citation with a created resource sharing request Pas utilisé A priori lié au PEB
unlimited_access_citation	system		Automatic status for new citation with unlimited user access, according to the Access Model codes in unlimited_access_model_code. Statut en fonction des Access Model codes table (Acquisitions > Licenses > Access Model
citation_primo_url	system		Automatic status for new primo search citation with a url matching citation_primo_url_regexp Pas utilisé ? Pas compris dans notion, j’ai pas plus d’idée
citation_primo_url_regexp	system		A regular expression to match the URL that is considered as a direct link Pas utilisé ? J’ai testé d’ajouter via le marque page un lien vers une vidéo Youtube c’est pas ça, j’ai pas plus d’idée.
citation_purchase_request_submitted	System		Automatic status for citation with a submitted purchase request Pas utilisé car on n’utilise pas le vrai circuit de demande d’achat. Encore une fois pas de retour en arrière, j’ai testé une demande d’achat (« … » /Demande d’achat ») sur un document « Prêt pour le traitement» son statut n’a pas changé.
leganto_citation_file_removed	system		Automatic status for citation after file removed in Leganto Utilisé ? Pas rempli dans les paramètres de l’UB. Dans notion proposition de mettre prêt pour le traitement ou en cours de préparation. J’ai testé ça marche, dans mon test j’avais créé un nouveau statut « fichier supprimé », le statut se rechange quand un fiché est déposé.
list_new_citation_in_completed_list	system	BeingPrepared	New reading list status for list that is a) status Complete, and b) new citation added Permet d’outrepasser la règle de quand une liste est complète la référence est systématiquement complète. En effet, lorsqu’on ajoute à une liste complète un formulaire imcomplet le statut de la référence est « En cours de préparation ». Ce paramètre ne sert à rien si citation_reading_list_complete reste vide. Mais bon même si je laisse le champs blanc ça met en cours de préparation…

Ready for Processing – The instructor sent the citation (or the entire list) to the library for processing.

Entré dans aucun des paramètres alors ne peut être mis que manuellement, sauf s’il rentre dans un des circuit par défaut lorsqu’on laisse une case blanche.

In Process – A librarian began working on a citation.

Attention, il apparait parfois dans la docu mention comme BeingProcessing (mais ça marche pas).

Entré dans aucun des paramètres alors ne peut être mis que manuellement, sauf s’il rentre dans un des circuit par défaut lorsqu’on laisse une case blanche.

Complete – The librarian finished preparing the citation and it is ready. Materials for complete citations are visible to students if the list is also published.

Statut de la référence mis quasiment automatiquement

citation_digital	system	Complete	Automatic status for new digital citation Pas utilisé ?
citation_electronic	system	Complete	Automatic status for new electronic citation Utilisé
citation_pc_search	system	Complete	Automatic status for new pc search citation Utilisé (à priori qd issu de CDI)
citation_pc_url	system	Complete	(Only relevant when citation_pc_search is empty). Automatic status for a PC citation with a url matching citation_pc_url_regexp Pas Utilisé ? car ne marche que qd citation_pc_search est vide…
citation_pc_url_regexp	system	^(?!.*uresolver).*$	A regular expression to match the URL that is considered as a direct link Histoire de liens direct et resolveur de liens
citation_physical	system	Complete	Automatic status for new physical citation Utilisé référence physique (ayant un identifiant MMS) de répertoire quand elle est ajoutée à une liste de lecture
citation_resolved	system	Complete	Automatic status for new resolved citation ? Pas compris dans notion
citation_resource_located	system	Complete	Automatic status for citation after resource located Utilisé localisée manuellement, localisée par un traitement ou localisée automatiquement.
citation_uploaded_file	system	Complete	Automatic status for new citation with uploaded file that has no copyright declaration Utilisé Est-ce pour tout dépôt de fichier ? Ou Pas utilisé car obligé de déclarer le copyright ?
cite_it_filter	system	blacklist	Cite it filter values can be false/blacklist/whitelist Fabrice préfère Faux, un rapport avec les ajout marque-page à explorer
unlimited_access_model_code	system	PUR-UU, UA, U-UA	Define the Access Model codes which are used to indicate portfolios with unlimited user access. When citations with at least one electronic portfolio with any of the defined Access Model codes are added to lists, status will be automatically changed to the status in unlimited_access_citation. Separate multiple values with commas. Je sais pas à quoi ça ait référence
citation_reading_list_complete Test de changer les paramètres réussi.	system		Automatic status for all citations after reading list changed to Complete in Alma Utilisé Pas rempli dans les paramètre de l’UB, mais dans le tableau de notion si « Complete ». Après le test aujourd’hui, changer le statut de la liste en « Complet » ne change pas le statut des références, à changer ?

Inactive – The citation is no longer relevant.

Entré dans aucun des paramètres alors ne peut être mis que manuellement, sauf s’il rentre dans un des circuit par défaut lorsqu’on laisse une case blanche.

Declined – The library was unable to fulfill the request. Declined citations are not visible to students

Entré dans aucun des paramètres alors ne peut être mis que manuellement, sauf s’il rentre dans un des circuit par défaut lorsqu’on laisse une case blanche.

Paramètres des statuts liés aux tags

revert_citation_status_by_adding_tags   Test Demande_achat_validee revert_completed_citation_status_to : ReadyForProcessing  Ça fonctionne quand on ajoute l’étiquette ça change le statut	system		When adding these tag codes, status will be automatically changed to the status in revert_completed_citation_status_to. Separate multiple values with commas.
revert_citation_status_by_removing_tags Test Demande_achat_validee revert_completed_citation_status_to : ReadyForProcessing  Ça fonctionne quand on ajoute l’étiquette ça change le statut	system		When removing these tag codes, status will be automatically changed to the status in revert_completed_citation_status_to. Separate multiple values with commas.
revert_completed_citation_status_to	system	ReadyFor Processing	Sets the default status for completed citations when a tag is added or removed. Leave blank for no change. Pas utilisé car aucune étiquette n’est rentré dans les cases précédentes

Du coup je comprends pas comment on fait si on veut deux statuts différents pour l’ajout et la suppression d’une étiquette

Si les deux paramètres précédents ne sont pas rentrés le paramètre suivant qui est mis par défaut :

revert_list_status_to

system

Sets the default status for a completed reading list when a citation status is changed due to any of the following parameters: ‘revert_citation_status_by_removing_tags’, ‘revert_citation_status_by_adding_tags’, ‘revert_completed_citation_status_by_metadata_change’.

C’est pas pour les autres étiquettes mais pour celles rentrées dans les paramètres ci-dessous, mais du coup je comprends pas la différence avec revert_completed_citation_status_to

Revert list_status_to n’est pas dans la doc ExLibris https://knowledge.exlibrisgroup.com/Leganto/Product_Documentation/Leganto_Online_Help_(English)/Leganto_Administration_Guide/Configuring_Leganto_UI_Elements/Configuring_Automatic_Approval_of_Imported_Resources_in_Leganto

Concerne le statut des listes de lecture

Lie le changement de statut d’une référence au changement de statut de liste de lecture

revert_completed_citation_status _by_metadata_change	system		Sets the default status for completed citations when metadata is being changed. Leave blank for no change. Pas utilisé C’est quand y un changement dans les métadonnées (Additional Person Name, Author, Book Chapter, Chapter Title…) Pourrait être utilisé pour repérer les suppressions de notices ?
reading_list_citations_complete	system	Complete	Status to set the reading list when all of its citations are set to Complete Utilisé, car toute les réérences sont en statut complet, la liste passe en statut complet

Créer un nouveau statut de référence

Aller dans Configuration/Services aux usagers/Cours : Statuts supplémentaires de référence de la liste de lecture.

Pour attribuer automatiquement ce statut en fonction de telle ou telle situation ou action, rentrer le code du statut nouvellement crée dans la table Configuration/Leganto/Gestion de liste : Statuts automatiques des réserves de cours.