Tips Alma : consulter les prêts en cours

Ce nouveau tips vous présente la requête à formuler afin de consulter les prêts en cours dans votre bibliothèque.

Cette recherche peut également s’effectuer au niveau d’une ou de plusieurs localisations.

Ce tips a en partie été rédigé avant le changement d’interface. Certaines captures d’écran ne sont donc plus à jour mais le principe de fonctionnement est le même dans la nouvelle interface. Cela concerne principalement l’accès à la recherche avancée.

Prêts en cours dans la bibliothèque

Dans la barre de recherche, positionnez-vous sur « Exemplaires physiques » :

Cliquez sur « Avancé » pour basculer sur le recherche avancée :

Dans le premier champ, sélectionnez l’index « Bibliothèque » qui se trouve au niveau de la notice de fonds (holding) :

Dans le second champ, sélectionnez l’opérateur « Est égal à » :

Dans le troisième champ, choisir votre bibliothèque dans la liste de valeurs qui est proposée :

Ajoutez une seconde ligne à votre requête, en cliquant sur le bouton :

Laissez l’opérateur booléen sur « ET » :

Dans le premier champ, sélectionnez l’index « Type de processus » qui se trouve au niveau de l’exemplaire physique » :

Dans le second champ, sélectionnez l’opérateur « Est égal à » :

Dans le troisième champ, sélectionnez la valeur « Prêt » dans la liste qui s’affiche :

Cliquez sur le bouton « Recherche » :

S’affiche alors les prêts en cours dans votre bibliothèque. Le nombre s’affiche en haut de la liste de résultats :

Si vous souhaitez exploiter ces informations, vous pouvez les extraire au format excel.

Cliquez sur le bouton :

Sélectionnez « Excel (tous champs) » pour extraire tous les prêts en cours :

Prêts en cours sur une localisation de la bibliothèque

De la même manière, vous pouvez focaliser votre recherche sur une ou plusieurs localisations dans votre bibliothèque.

Pour cela, vous allez choisir l’index « Localisation physique permanente » qui se trouve au niveau de la notice de fonds :

Vous sélectionnez la valeur « Est égal à » dans le deuxième champ :

Dans le troisième champ sélectionnez la ou les localisations pour lesquelles vous souhaitez connaître les prêts en cours :

La deuxième ligne est identique la requête précédente (portant sur la bibliothèque) :

Il ne reste plus qu’à cliquer sur le bouton « Recherche ».

Enregistrer sa requête

Pour éviter de formuler cette requête à chaque fois que vous en avez besoin et parce que vous savez que vous la réutiliserez, vous pouvez l’enregistrer.

Depuis la page de résultats, cliquer sur le bouton « Enregistrer la requête » :

Vous accédez à un formulaire de saisie pour identifier et enregistrer votre requête :

Dans ce formulaire, les informations à renseigner sont les suivantes :

ChampsValeurs
Nom de l'ensembleNom que vous allez donner à votre requête. Cette valeur est obligatoire pour enregistrer.
DescriptionCe champ permet d'apporter des précision sur votre requête (facultatif).
NoteChamp pour apporter des informations complémentaires (facultatif).
Type de contenuLorsque que l'on enregistre une requête depuis la page de résultats, cette valeur n'est pas modifiable. Elle tient compte de l'environnement de recherche et permet d'identifier le contenu de la requête.
PrivéSi le paramètre est configuré sur "privé", vous serez le seul opérateur à voir cette requête.
Si le paramètre est sur "public", tous les opérateurs dans l'institution peuvent voir et utiliser cette requête.
Type de jeuLorsque la requête est enregistrée depuis une page de résultats, ce critère n'est pas modifiable.
"Logique" signifie que ce sont des données "vivantes". A chaque fois que vous lancerez la requête, les résultats tiendront compte des mises à jours.
La valeur opposée s'intitule "exemplarisé" et fixe les données à l'instant T.
StatutSi le paramètre est sur "actif", vous pourrez, si besoin exécuter des traitements sur celles-ci.
Si le paramètre est sur "inactif", pas de traitement possible sur cette requête. Elle ne servira donc qu'à voir des résultats.

Une fois vos informations saisies, cliquez sur le bouton « Enregistrer ».

Pour retrouver votre requête enregistrée, aller dans le menu principal « Admin » et cliquez sur « Gérer les jeux » :

Si c’est vous qui avez enregistré la requête, vous la retrouverez dans l’onglet « Mes jeux », si c’est un autre opérateur, vous la retrouverez dans l’onglet « Jeux publics » :

Si la requête a été enregistrée par un autre opérateur avec un statut « privée », vous ne la verrez pas.

Les requêtes que vous enregistrez sont à la fois disponibles dans l’onglet « Mes jeux » et dans l’onglet « Jeux publics ».

Pour exécuter la requête et voir les résultats, cliquer sur le bouton puis sur « Résultats » :

Votre requête étant paramétrée sur des données « logiques », c’est une requête vivante qui est mise à jour à chaque fois que vous l’exécutez.