Alerte mail à la suppression d’un portfolio appartenant à une collection électronique ou seule une partie des portfolios ont été activés

Objectif

Exlibris réalise un grand nombre de suppressions techniques de portfolios dans la KB. Pour un même titre, le portfolio est supprimé et remplacé par un autre portfolio. Cette opération est transparente quand la collection est configurée pour activer automatiquement les nouveaux portfolios disponibles dans la KB. Mais elle pose un problème quand l’activation des titres et sélective, car le portfolio est désactivé sans être remplacé par le nouvel accès disponible pour les titres. Ainsi, les collègues en charge de la documentation électronique doivent maintenir une veille sur ces opérations et intervenir en conséquence pour les collections.

La demande des collègues était de simplifier le travail de veille en recevant chaque semaine l’information plutôt que d’aller la chercher dans Alma.

Solution

La solution proposée par le SCOOP repose sur un rapport analytique qui liste les portfolios non auto-activés supprimés par le système durant les 7 derniers jours. Ce rapport est exécuté automatiquement (cf. documentation sur l’automatisation des rapports) chaque dimanche à 6h depuis Alma. Le résultat est envoyé au format Excel par mail aux collègues intéressés.

L’analyse est accessible sous Bordeaux NZ 33PUDB_NETWORK/prod/Docelec/Suivi des mises à jour de la KB s’appelle Maj KB : Portfolios non auto-activés supprimés.

Ce rapport s’appuie sur l’environnement « System Events » pour détecter tous les portfolios dont le lien avec la CZ a été brisé en raison de la suppression du portfolio dans la CZ (Liste des portfolios délocalisés de la KB). À partir de cette liste, il va identifier les portfolios supprimés par le système dont le mode de gestion n’était pas « Auto Active ».

Évolution possible

Récupérer le contenu du rapport via API et notifier les utilisateurs qu’en cas de titres identifiés