En cas de fermeture prolongée d’une bibliothèque, le temps d’un chantier par exemple, plusieurs actions sont possibles pour gérer la situation.
Quoi qu’il en soit, plusieurs informations sont nécessaires pour pouvoir proposer les options adéquates au responsable de la bibliothèque :
- Quelle durée de fermeture prévue (une semaine, un mois, plusieurs mois…)
- Est-ce que toutes les collections seront inaccessibles ou seulement une partie ?
- Quels services sont souhaités sur les collections qui doivent rester disponibles ? Réservation et emprunt ? Déplacement des collections dans une autre bibliothèque le temps des travaux ?
Première situation : fermeture totale de courte durée (une à trois semaines)
Dans ce cas, la première étape est de renseigner les dates de fermeture exceptionnelle dans le calendrier de la bibliothèque. Cette opération permettra de repousser les prêts en cours jusqu’à la réouverture de la bibliothèque. La durée des prêts est recalculée par traitement automatique, y compris pour les prêts en cours.
Si jamais il y a un doute ou un dysfonctionnement sur le recalcul des prêts, il est possible de modifier les dates de retour par lot. Pour cela, il faut utiliser, sur l’onglet « service aux usagers » l’outil avancé intitulé « modification par lot des dates de retour ». Les lots de prêts à repousser peuvent être précisés par bibliothèque, par localisation, par type de matériel et par groupe d’utilisateurs. Il faut également indiquer la tranche chronologique des prêts à modifier (de telle date de retour à telle date de retour), et préciser la nouvelle date de retour privilégiée. Une fois le traitement lancé, un rapport est disponible pour repérer les prêts qui n’ont pas pu être repoussés.
Attention ! Seules les durées de prêt peuvent être étendues par la fermeture de la bibliothèque ; la durée de validité des demandes n’est pas concernée. Les réservations de documents à mettre sur l’étagère des réservations ou à retirer par les lecteurs devront être prolongées manuellement ou annulées.
Deuxième étape : si les collections sont réservables ou numérisables, aller dans la configuration, sur les unités de services aux usagers, onglet « règles des unités de services aux usagers », sur le type de règle « demande », et désactiver les règles de réservation de la bibliothèque.
Si la bibliothèque fermée est point de desserte d’une navette (sur le réseau, cela correspond à la BU Marne, et aux bibliothèques d’Agen et de Périgueux) : dans la page « relations » de chaque bibliothèque, décocher la case « livrer à » correspondant à la bibliothèque fermée.
Pour rouvrir la bibliothèque, il faudra faire les opérations inverses.
Deuxième situation : fermeture totale de longue durée, collections partiellement ou totalement déplacées
Dans le cas d’une fermeture plus longue, désactiver les règles de réservation des documents ne suffit pas : il faudra également faire en sorte que les ouvrages indisponibles soient affichés comme tels dans Babord +.
Si tout ou partie des collections sont déplacées provisoirement dans une autre bibliothèque :
- Dans la bibliothèque hébergeant les collections, créer une ou des localisations provisoires ;
- Pour les exemplaires à déplacer, faire une modification en masse pour ajouter la localisation temporaire souhaitée ;
- Enfin, sur les unités de services aux usagers des localisations correspondantes, s’assurer que la ou les localisations provisoires sont bien prises en compte dans les règles de prêt ou de réservation de la bibliothèque.
Les règles de prêt et de réservation des documents reprendront les règles en cours à la bibliothèque hébergeant les collections.
Si tout ou partie des collections sont indisponibles le temps du chantier :
- Créer un traitement interne propre de type « chantier » et le rattacher au bureau de prêt de la bibliothèque fermée. Le libellé du traitement s’affichera sur Babord +, il peut être choisi par le responsable de la bibliothèque pour afficher les informations souhaitées au niveau de l’exemplaire ;
- Appliquer le traitement « créer des demandes de traitement interne sur des exemplaires physiques » sur les lots d’exemplaires indisponibles ;
- Une fois le chantier terminé, utiliser le traitement par lot « modifier les informations des exemplaires physiques » pour enlever le traitement interne « chantier » libérant le prêt et la réservation des documents.
Si les règles de prêt et de réservation de la bibliothèque fermée ont été désactivées, penser à les réactiver pour que tout remarche.
Date de publication
Mis à jour le
Attention ! Certains établissements utilisent parfois de procédures complémentaires
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