Signalement de la documentation électronique : présentation du circuit de synchronisation avec le SUDOC

Ce document présente le fonctionnement du circuit de synchronisation des inventaires électroniques avec le SUDOC. Pour faciliter la compréhension de certains concepts et circuit nous vous conseillons au préalable la lecture de l’article sur l’architecture des données dans Alma.

Dans la zone communautaire : injection des PPNs dans le catalogue central

Chaque mois l’ABES va fournir à Exlibris une extraction de toutes les notices électroniques mises à jour depuis le dernier traitement. Exlibris se base sur les ISBNs pour ajouter l’identifiant SUDOC en zone 035 de la notice dans la zone communautaire Alma. Comme pour nos traitements locaux et conformément à la normalisation Marc, l’identifiant est préfixé par la mention « (PPN) ».

En cas de fusion des PPNs dans le SUDOC, le chargeur d’Exlibris va remplacer le PPN fusionné (envoyé par le SUDOC en 035$z) par le PPN retenu.

Pour l’instant ce chargement ne concerne que les monographies. Il s’étendra à terme aux publications en série.

Au niveau de l’institution : création des inventaires dans le SUDOC

Publication des inventaires vers le SUDOC

Chaque jour, Alma va publier vers le SUDOC les portfolios créés, mis à jour ou supprimés pour lesquels nous souhaitons créer ou modifier un inventaire dans le SUDOC.

Périmètre

Pour qu’il soit publié, un inventaire doit :

• être lié à une notice disposant d’un PPN
• être lié à une notice au format marc21
• appartenir à une collection pour laquelle l’établissement a choisi de synchroniser le contenu avec le SUDOC (la description interne contient « Synchronisation SUDOC »)

Voir la procédure de signalement des portfolios dans le SUDOC.

Déclenchement de l’envoi d’un inventaire dans le SUDOC

A partir du moment où un portfolio qui remplit ces conditions est créé, modifié ou supprimé, la notice d’inventaire est publiée vers un entrepôt OAI-PMH.

🕕 La publication des inventaires est déclenchée toutes les 6 heures à partir de 4 h du matin.

Ainsi les actions suivantes déclencheront l’envoi d’un inventaire vers le SUDOC :

• Activation/Modification/Suppression d’un portfolio lié à une notice de la zone communautaire avec un PPN
• Ajout d’un PPN à une notice de la zone communautaire liée à un portfolio actif dans l’institution
• Chargement de portfolios locaux avec création de notices marc21 disposant d’un PPN

Format d’exposition des données

Au moment de la publication les données des portfolios d’Alma sont transformées en données d’exemplaires SUDOC selon la table de mapping suivante grâce à une règle de normalisation. Les données sont alors exposées en marc Xml dans un entrepôt OAI-PMH.

<record>
	<header>
		<identifier>oai:alma.33PUDB_BXSA:5311329110004676</identifier>
		<datestamp>2021-05-27T07:31:09Z</datestamp>
		<setSpec>abes_docelec</setSpec>
	</header>
	<metadata>
	<record xmlns="<http://www.loc.gov/MARC21/slim>" xmlns:xsi="<http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance>" xsi:schemaLocation="<http://www.loc.gov/MARC21/slim> <http://www.loc.gov/standards/marcxml/schema/MARC21slim.xsd>">
		<datafield tag="MAJ" ind1="" ind2="">
			<subfield code="a">2021-04-01 15:14:51 Europe/Paris</subfield>
			<subfield code="b">NON_SFX</subfield>
		</datafield>
		<datafield tag="PPN" ind1="" ind2="">
			<subfield code="a">184716500</subfield>
		</datafield>
		<datafield tag="856" ind1="4" ind2="">
			<subfield code="u"><https://eu02-psb.alma.exlibrisgroup.com/view/uresolver/33PUDB_BXSA/openurl?u.ignore_date_coverage=true&portfolio_pid=5311329110004676&Force_direct=tru> e</subfield>
			<subfield code="z">Accès restreint aux membres de la communauté universitaire de l'établissement</subfield>
			<subfield code="8">5311329110004676</subfield>
		</datafield>
		<datafield tag="930" ind1="" ind2="">
			<subfield code="b">330009999</subfield>
			<subfield code="j">s</subfield>
			<subfield code="8">5311329110004676</subfield>
		</datafield>
		<datafield tag="997" ind1="" ind2="">
			<subfield code="a">2021-05-25 11:38:26 Europe/Paris</subfield>
			<subfield code="8">5311329110004676</subfield>
		</datafield>
	</record>
</metadata>

Création des inventaires dans le SUDOC

Côté SUDOC, chaque soir vers ⏲18h30 , un programme vient moissonner l’entrepôt. Il ne traite le portfolio que si la notice bibliographique liée n’est pas une notice SUDOC ou, dans le cas d’une notice Sudoc, que si la date de modification de l’inventaire est supérieure à la date de modification de la notice. Ce filtre permet d’éviter de traiter en boucle les portfolios dont la notice a été mise à jour suite à une modification du SUDOC.

Lorsque le programme ne peut pas créer un inventaire il retourne une anomalie. Un rapport est alors envoyé par mail à l’administrateur et une API permet de lister toutes les erreurs.

A ⏲ 19h30 un programme interne à notre réseau va récupérer ces anomalies et créer des rappels sous chaque notice concernée.

Au niveau de la zone réseau : chargement des notices SUDOC

Chaque jour l’ABES génère un export des notices de documents électroniques  au format Marc21.  Ces notices sont ajoutées aux fichiers des Transferts Réguliers puis chargées dans Alma à 4h via un profil d’import spécifique. Le traitement est similaire au traitement d’importation des notices de documents physiques. Pour en savoir plus vous pouvez consulter cette page : Du SUDOC à Babord + : circuit des notices bibliographiques.

En revanche le profil marc21 ne traite que les mises à jour. Il copie la notice de la zone communautaire dans le répertoire de l’institution et remplace tous les champs par les champs SUDOC à l’exception des 035 (Il nous a semblé pertinent de les conserver pour d’éventuelles vérifications).