Empêcher la suppression d’exemplaires avec les engagements de conservation

Vous voulez empêcher un ou plusieurs exemplaires d’être supprimés ? Vous pouvez utiliser les engagements de conservation. Deux possibilités :

• Protéger un exemplaire spécifique
• Protéger tous les exemplaires sous une holding

Protéger un exemplaire spécifique :

Ouvrir la notice d’exemplaire.

Descendre jusqu’au pavé intitulé « Informations de conservation » :

Cocher Oui pour activer la protection de l’exemplaire.

Choisir le cas échéant une « Raison de conservation » dans la liste déroulante. Cette liste a été validée par le réseau (Cf GT Collections du 07/02/2024).

Libellé	Définition du cas d’usage
Dernier exemplaire de l’établissement	Dernier exemplaire de l’établissement =institution
Dernier exemplaire du Rebub	Dernier exemplaire sur le réseau
Unica Sudoc	Dernier exemplaire dans le Sudoc
Exemplaire rare	Définition propre à chaque institution (-de 5 documents dans le Sudoc etc…)
Intérêt spécifique	Raison de l’intérêt donnée en note (publication d’un enseignant, de l’école, don avec obligation de conservation, etc…)
Contenu intellectuel de référence	Document faisant référence dans les disciplines de l’institution

Si besoin de précisions, vous pouvez ajouter une note dans le champs « Note de conservation ».

Enregistrer les modifications.

A l’affichage, les exemplaires seront visibles avec cette icône :

Pour rechercher tous vos exemplaires avec un engagement de conservation, dans la recherche avancée :

Index : Exemplaires physiques > Engagement de conservation > est égal à > Oui

Vous pouvez également chercher les exemplaires par « raison de conservation » et par « note de conservation ».

Attention, l’export de la liste de résultats ne contient pas les colonnes relatives à ces informations. Pour pouvoir les exploiter, faites d’abord un ensemble de résultats puis exécuter le traitement « Export des exemplaires physiques ».

Les informations apparaissent dans les colonnes intitulées :

• Committed to retain
• Retention reason
• Retention note

Ces informations sont exploitables dans un rapport analytique.

Protéger tous les exemplaires sous une holding

Ouvrir la notice holding dans l’éditeur de métadonnées.

Aller dans le menu > actions de modification > ajouter un champ

Taper l’étiquette de zone 583 puis $$a

Taper le code correspondant à la raison de conservation choisie.

Enregistrer.

L’icône apparait. Libérer la notice.

Tableau des codes correspondants aux raisons d’engagements de conservation (Cf GT Collections du 18/03/2026) :

Libellé	Définition du cas d’usage	Code
Unica Sudoc	Dernier exemplaire dans le Sudoc	1
Exemplaire rare	Définition propre à chaque institution (-de 5 documents dans le Sudoc etc…)	2
Contenu intellectuel de référence	Document faisant référence dans les disciplines de l’institution	3
Dernier exemplaire de l’établissement	Dernier exemplaire de l’établissement =institution	4
Dernier exemplaire du Rebub	Dernier exemplaire sur le réseau	5
Intérêt spécifique	Raison de l’intérêt donnée en note (publication d’un enseignant, de l’école, don avec obligation de conservation, etc…)	6

Pour rechercher tous vos exemplaires avec un engagement de conservation au niveau de la holding, dans la recherche avancée :

Index : Holdings physiques > Note sur les mesures prises > est égal à > [ici le chiffre correspondant à la raison de l’engagement de conservation]