Rechercher le document à signaler
La première étape du circuit d’exemplarisation consiste à vérifier l’existence du document au niveau du réseau. Il faut pour cela faire une recherche.
Depuis la barre de recherche simple, utiliser le contexte de recherche « Tous les titres » et le périmètre « Réseau » :
Pour rechercher un PPN, utiliser les index « Tout » ou « Autre numéro de système ». Saisir le numéro précédé de PPN et d’un espace :
Cette recherche peut aboutir à trois cas de figure différents :
- la notice bibliographique existe dans Alma et ma bibliothèque possède déjà un exemplaire = il faut faire un ajout simple d’exemplaire
- la notice bibliographique existe dans Alma mais ma bibliothèque ne possède pas d’exemplaire = il faut créer une holding et un exemplaire
- la notice bibliographique n’existe pas dans Alma : on peut attendre la synchronisation avec le Sudoc ou dériver la notice et suivre la procédure de création d’une holding et d’un exemplaire.
Ajouter un exemplaire
Dans l’onglet Institution de la page de résultat, depuis la notice bibliographique du document, cliquer sur « Toutes les collections » ou « Données de fonds » pour accéder à la liste des holding :
Cliquer sur le bouton 
de la notice holding qui correspond au nouvel exemplaire et choisir « Voir les exemplaires » :
Sélectionner un exemplaire dans la liste et cliquer sur le bouton et choisir « Dupliquer » :
S’ouvre alors l’éditeur d’exemplaire physique sur l’onglet « Information générale » :
Modifier et/ou renseigner les champs suivants :
| Codes-barres | Champ obligatoire Attention au paramétrage de la douchette : si elle est paramétrée pour valider (retour chariot), penser à renseigner ce champ en dernier sous peine d’enregistrer et de fermer la notice. |
| Type de matériel | Sélectionner le type souhaité dans la liste (important pour le matériel d’accompagnement notamment) |
| Exception de circulation | A renseigner si l’on souhaite appliquer des règles de prêt spécifiques à l’exemplaire. Par défaut ce sont les règles liées à la localisation qui s’appliquent. |
| Localisation détentrice | Déjà renseignée par la holding |
| Type de cote alternative | A renseigner si la cote exemplaire est différente de la cote holding |
| Cote alternative | A renseigner si la cote exemplaire est différente de la cote holding |
Attention ! Le code-barres doit être de préférence rempli en dernier. Si vous scanner ce dernier, il renseigne le champs et valide le formulaire même si vous n’avez pas fini de le saisir.
Aller dans l’onglet « Notes » :
Modifier et/ou renseigner les champs suivants :
| Note stat 1 | Renseigner ou modifier le code destination |
| Note stat 2 | Renseigner ou modifier le code discipline |
| Note stat 3 | Renseigner ou modifier l’information de ce champ |
Dans l’onglet note renseigner également les champs suivant si nécessaire :
| Note publique | Les informations saisies dans ce champ apparaîtront dans Primo |
| Note de services aux lecteurs | Les informations saisies dans ce champ apparaîtront sous la forme d’une fenêtre pop up lors des activités de services aux usagers |
Attention ! Lorsque l’on duplique, il se peut qu’on récupère certaines informations. Il faut penser à vérifier toutes les notes et les informations d’inventaire.
Une fois les données d’exemplaires saisies, cliquer sur le bouton « Enregistrer » :
L’exemplaire a été ajouté à la holding :
Créer une holding et un exemplaire
Créer une holding
Dans l’onglet réseau de la page de résultat, depuis la notice bibliographique du document, cliquer sur « Modifier la notice » :
La notice bibliographique du document s’ouvre dans l’éditeur de métadonnées. Cliquer sur le bouton 
pour ajouter une notice holding :
L’éditeur de métadonnées se scinde en deux parties :
La colonne à droite de la notice bibliographique au format Unimarc affiche la notice holding au format Marc21.
Note : Dans la colonne gauche de l’éditeur de métadonnées, le navigateur affiche la notice holding sous le dossier « Marc21 Fonds ». L’icône 
est grisée, la notice n’est pas encore enregistrée et pas encore visible dans Alma.
En bas de l’éditeur de métadonnées, une liste d’alerte rappelle les champs obligatoires.
Dans la notice holding, faire un CTRL+F sur la zone 852 afin de faire apparaître un formulaire de saisie :
Renseigner successivement les champs suivants :
- $b Bibliothèque ou collection
- $c Emplacement sur les rayons / localisation
- $h Partie de classification : il s’agit de la cote de la holding. Si l’exemplaire porte une cote différente il faut renseigner cette dernière au niveau de la cote alternative de l’éditeur d’exemplaire.
Attention ! L’ordre de saisie des valeurs a une importance ! Il faut commencer par renseigner le champ $b Bibliothèque ou collection. La valeur saisie détermine celles proposées dans le champ $c Emplacement sur les rayons / localisation.
Cliquer sur le bouton 
pour enregistrer :
Dans la colonne gauche de l’éditeur de métadonnées, l’icône 
est devenue bleue et la notice holding est maintenant visible dans Alma :
Créer un exemplaire
L’étape suivante consiste à créer l’exemplaire. Depuis l’éditeur de métadonnées ouvert sur la holding nouvellement créée, cliquer sur le bouton 
:
L’éditeur d’exemplaire physique s’ouvre :
Note : Lorsque l’on accède à l’éditeur d’exemplaire par ce biais, seul l’onglet « Information générale » est disponible.
Pour avoir accès à l’onglet « Notes » (notes publiques, notes internes, notes statistiques), il faut enregistrer l’exemplaire et revenir sur celui-ci.
Renseigner les champs suivants :
| Codes-barres | Champ obligatoire Attention au paramétrage de la douchette : si elle est paramétrée pour valider (retour chariot), penser à renseigner ce champ en dernier sous peine d’enregistrer et de fermer la notice. |
| Type de matériel | Sélectionner le type souhaité dans la liste (important pour le matériel d’accompagnement notamment) |
| Exception de circulation | A renseigner si l’on souhaite appliquer des règles de prêt spécifiques à l’exemplaire. Par défaut ce sont les règles liées à la localisation qui s’appliquent. |
| Localisation détentrice | Déjà renseignée par la holding |
| Type de cote alternative | A renseigner si la cote exemplaire est différente de la cote holding |
| Cote alternative | A renseigner si la cote exemplaire est différente de la cote holding |
Une fois les données saisies, cliquer sur le bouton « Enregistrer » :
L’exemplaire apparaît dans l’éditeur de métadonnées, à droite de la notice holding :
Avant de quitter l’éditeur de métadonnées, il faut débloquer les notices afin qu’elles soient modifiables par un autre agent.
Dans la colonne gauche de l’éditeur de métadonnées, cliquer sur les dossiers « UNIMARC Bibliographic » et « MARC21 Fonds » et sélectionner « Vider la liste » :
On peut aussi le faire depuis la barre d’outils supérieure, en cliquant sur le menu « Fichier » et en choisissant « Débloquer la notice » :
Lorsqu’une notice est débloquée, elle n’apparaît plus dans la colonne gauche de l’éditeur de métadonnées.
Dériver une notice bibliographique
Attention ! Cette méthode ne doit pas se substituer aux transferts réguliers. La dérivation peut être utilisée si l’on s’est d’abord localisé dans le Sudoc et ce afin d’éviter toute désynchronisation avec le catalogue national.
Pour dériver une notice bibliographique, cliquer sur le menu « Ressources » de la barre de navigation principale d’Alma et sélectionner « Ouvrir l’éditeur de métadonnées » :
Depuis l’éditeur de métadonnées, aller dans le menu « Outils » de la barre d’outils de l’éditeur et choisir « Recherche Ressources externes » :
Dans le formulaire qui apparaît :
- Choisir la ressource dans laquelle on souhaite récupérer la notice dans la liste « Rechercher un profil de catalogage » :
- Saisir le PPN de la notice dans le champ « Numéro système » (sans le préfixe PPN)
- Cliquer sur « Recherche »
Un résumé de la notice bibliographique apparaît. Pour voir la notice au format UNIMARC, cliquer sur « Voir » :
Si la notice correspond à notre recherche et notre document, cliquer sur « Importer » depuis la notice UNIMARC ou depuis la page de résultat :
La notice apparaît dans l’éditeur de métadonnées et elle est en mode édition. On peut ainsi modifier des zones.
Note : Dans la colonne gauche de l’éditeur de métadonnées, le navigateur affiche la notice bibliographique sous le dossier « Unimarc ». L’icône est grisée, la notice n’est pas encore enregistrée et pas encore visible dans Alma.
Lorsque le traitement de la notice est terminé, cliquer sur le bouton pour enregistrer :
Suivre la procédure détaillée précédemment pour créer une holding et un exemplaire.
Et de la même manière que pour les notices holding et exemplaire, il faut débloquer la notice bibliographique :
Date de publication
Mis à jour le
Attention ! Certains établissements utilisent parfois de procédures complémentaires