Cas d’emploi de la procédure
Lorsqu’il y a présence de doublons de notices bibliographiques dans Alma, les notices doivent être fusionnées au profit de la notice portant le PPN adéquat, et notamment la plus récemment importée si les deux notices portent le même PPN.
Le cas le plus fréquemment rencontré est la coexistence d’une notice d’acquisition (avec notice de fonds et exemplaire d’acquisition) et de la notice Sudoc avec PPN importée sans exemplaire dans Alma.
2 cas sont identifiés :
- détection d’un doublon par l’utilisateur,
- détection d’un doublon par Alma sous la forme d’une alerte à l’utilisateur lors l’insertion du n° PPN dans la zone 035 de la notice d’acquisition.
Détection d’un doublon par l’utilisateur
Le cas le plus fréquent est une notice avec n° Electre (avec notice de fonds et exemplaire d’acquisition) et une notice avec PPN importée sans exemplaire (oubli d’ajout ou de modification de la zone 035 au moment du catalogage).
Mais d’autres cas peuvent se présenter comme la fusion de notices dans le Sudoc n’ayant pas été répercutée dans Alma (présence de notices doublons avec PPN en 035).
La recherche (ISBN, mots clés) dans la zone réseau permet de repérer d’éventuels doublons.
Par exemple, ici, recherche par ISBN : 2 notices :
- l’une avec n° Electre dans n° de notice,
- l’autre avec n° PPN dans n° de notice.
Pour ce faire, sélectionner les deux notices et cliquer sur « Déplacer vers l’éditeur de métadonnées » :
Envoyer les 2 notices dans l’éditeur de métadonnées (modifier la notice pour chacune des notices).
Se mettre sur la notice non préférentielle (ici, la notice Electre) et scinder l’écran de l’éditeur de métadonnées. Mettre à droite la notice préférentielle (en cliquant sur le titre dans le menu de gauche).
Aller dans le menu « Actions de la notice », puis « Fusionner & combiner » :
Choisir Fusion Passerelle Sudoc dans la routine de fusion.
Puis, Prévisualiser la fusion.
S’assurer que la notice privilégiée est bien la notice préférentielle (ici, celle avec le PPN).
Si oui, cliquer sur OK, puis encore OK.
Une seule notice subsiste sous laquelle ont été rapatriés les notices de fonds et exemplaires de la notice d’acquisition.
Afin que toutes les modifications soient prises en compte, ne pas oublier d’enregistrer et de débloquer les notices de l’éditeur de métadonnées. Pensez à vérifier le résultat de la fusion en reprenant la recherche de départ par ISBN.
Détection d’un doublon par le système
La bibliothèque s’est localisée dans le Sudoc sans que le PPN ait été enregistré dans la notice d’acquisition.
On a donc deux notices dans Alma : une présente dans l’institution (notice Electre avec un exemplaire et une commande) et l’autre uniquement présente dans la zone réseau (puisque sans inventaire).
La procédure est la même.
Dans l’éditeur de métadonnées, on souhaite modifier les informations en zone 035 de la notice Electre :
À la saisie du PPN en tentant d’enregistrer la notice, un message bloquant alerte de la présence d’un doublon.
La recherche de correspondance se fonde sur le 035 et l’ISBN exact.
Cliquer sur « Oui ».
L’éditeur affiche sur le panneau de droite la notice du doublon.
Cliquer sur modifier.
Suivre les instructions de fusion comme dans le 1er cas de figure :
- Action de la notice
- Fusionner et combiner
- Sélectionner « Fusion Passerelle Sudoc »
- Prévisualiser la fusion
- Cliquer sur OK pour valider la prévisualisation puis à nouveau sur OK pour opérer la fusion
- Vérifier le résultat de la fusion en réinterrogeant l’ISBN
Date de publication
Mis à jour le
Attention ! Certains établissements utilisent parfois de procédures complémentaires
