Prérequis à la gestion des listes de lecture

Attribuer une liste de lecture

Une liste de lecture peut être attribuée à un « Bénéficiaire » pour indiquer que celui-ci à la gestion cette liste de lecture et des références qu’elle contient.

Lorsqu’on ouvre une liste de lecture pour travailler dessus, lorsqu’on clique sur Enregistrer celle-ci nous est automatiquement attribuée. (Il est possible de supprimer ce paramètre).

Il est possible de rendre automatique l’attribution de listes à des opérateurs selon les départements de traitement. L’attribution à des listes de lecture se fait alors aléatoirement à un des opérateurs listés sous le département.

Sinon, les listes peuvent être attribuée manuellement à un opérateur. Pour cela :

1. Dans le volet Tâches nécessitant votre attention, aller sous l’onglet Listes de lecture et cliquer sur une des lignes intitulées Non attribuées :

2. Sur la ligne de la liste de lecture que vous souhaitez attribuer, cliquer sur « … » puis, Réassigner :

3. Sélectionner le nom du bibliothécaire à qui vous souhaitez attribuer la liste et cliquer sur Attribuer à. Il est recommandé d’ajouter un commentaire et/ou de notifier la personne par e-mail.

Les listes vous étant attribuées apparaissent dans le volet Tâches nécessitant votre attention, sous l’onglet Listes de lecture, les lignes préfixées par Attribuée à moi.

Repérer les listes de lecture et les références qui nécessitent l’attention d’un bibliothécaire

Toutes les listes de lecture ne nécessitent pas d’intervention de la part d’un bibliothécaire. Le statut des listes de lecture, le statut de la référence, le statut de la localisation, les étiquettes et les alertes aident à repérer les listes de lecture et les références qui nécessitent l’action d’un bibliothécaire.

Les statuts des listes de lecture

Les statuts des listes de lecture indiquent le stade d’avancement du traitement de la liste de lecture. Par défaut, les statuts se modifient automatiquement selon les situations décrites dans le tableau suivant. Il est possible de modifier manuellement le statut d’une liste de lecture. [Aussi, il est possible de créer de nouveaux statuts et de paramétrer les changements automatiques de statut.]

Libellé	Description
En cours de préparation	Le statut initial de la liste de lecture lorsqu’elle est créée et que l’enseignant est en train de la préparer. Elle n’est pas encore publiée ou visible par les étudiants.
Prête pour le traitement	La liste est publiée par l’enseignant et visible par les étudiants. Elle est en attente de traitement par un bibliothécaire.
En cours d’exécution	Un bibliothécaire a commencé à travailler sur les références de la liste de lecture.
Refusée	La liste n’a pas pu être vérifiée par la bibliothèque.
Inactive	La liste de lecture n’est plus pertinente.
Clôturée	Une liste de lecture reconduite par un enseignant (si l’enseignant ou la bibliothèque choisit ce statut comme statut initial pour ces types de listes de lecture).
Complet/Terminée	La liste a été entièrement traitée.

Les listes de lecture ayant le statut Prête pour le traitement, sont celles à traiter en priorité.

Que ce soit dans le menu de gestion des listes de lectures (Services aux usagers/Réserves de cours : Listes de lecture) ou celui des références (Services aux usagers/Réserves de cours : Références), les facettes permettent de filtrer les entrées via le statut. La facette Traitement réunie toutes les listes n’ayant pas un statut Complet.

Dans la liste des Tâches nécessitant votre attention, sous l’onglet Listes de lecture, les listes de lecture sont classées selon certains statuts.

Les statuts des références

Les statuts des références En cours de préparation, Prêt pour le traitement, En cours, Refusé, Inactif et Complet indiquent le stade d’avancement du traitement de la référence. Il est possible de modifier manuellement le statut d’une référence. Aussi, il est possible de créer de nouveaux statuts.

Les références ayant le statut En cours de préparation, sont donc celles à traiter en priorité.

Dans le menu des références (Services aux usagers/Réserves de cours : Références), les facettes permettent de filtrer les références par le statut. La facette Incomplet réunie toutes les références n’ayant pas un statut Complet.

Dans la liste des Tâches nécessitant votre attention, sous l’onglet Références, les références sont classées selon certains statuts.

Les statuts de localisation

Les statuts de localisation des références, décrits dans le tableau suivant, indiquent si une référence a pu être rattachée à un élément d’inventaire local physique ou électronique.

Libellé et description	Cas de figure
Ressource localisée Une localisation a été tentée et une ressource unique a été trouvée	Ajout d’une référence de type LIVRE, ARTICLE ou REVUE, dont la notice est présente dans le catalogue de l’institution. [Pas toujours systématique quand la notice est issue de CDI.]
(Ressources multiples localisées) Une localisation a été tentée et plusieurs ressources ont été trouvées.	Ajout d’une référence de type LIVRE, ARTICLE ou REVUE pour laquelle plusieurs notices ayant le même titre et le même ISBN/ISSN auraient été trouvées dans le catalogue de l’institution. Ce cas de figure correspondrait à une erreur de catalogage, il ne devrait pas être rencontré souvent.
Échec de la localisation Une localisation a été tentée mais elle a échoué pour une certaine raison.	Ajout d’une référence de type LIVRE, ARTICLE ou REVUE dont la notice est présente uniquement dans le catalogue d’une autre institution.
Localisation non exécutée Aucune localisation n’a été tentée.	Ajout d’une référence d’un autre type que LIVRE, ARTICLE ou REVUE, par exemple, ENTRÉE DE DICTIONNAIRE, VIDÉO ou CARTE. ou Ajout d’une référence via un formulaire vide, un import RIS, Zotero ou le Marque-Page qui n’aurait pas d’ISBN/ISSN.
Informations incomplètes Les informations saisies pour effectuer une localisation de ressource sont insuffisantes.	Traitement Traiter et enrichir les références d’une référence qui n’aurait pas d’ISBN/ISSN. ou Ajout d’une référence via un formulaire vide, un import RIS, Zotero ou le Marque-Page avec un titre et un ISBN/ISSN qui ne serait pas dans le catalogue du réseau.
Aucune ressource localisée Une localisation a été tentée mais aucune ressource n’a été trouvée.	Traitement Traiter et enrichir les références d’une référence ayant un titre et un ISBN/ISSN qui ne serait pas dans le catalogue du réseau. ou Ajout d’une référence électronique ayant un lien mort ou traitement Traiter et enrichir les références d’une référence électronique ayant un lien mort ou Action de Détacher du référentiel une référence
Non terminé     Une tentative de localisation est en cours.

Excepté les références ayant le statut Ressource localisée, toutes les autres références ayant un autre statut sont à contrôler. Pour traiter ces différents cas, voir l’article Localisation d’une référence.

Dans le menu des références (Services aux usagers/Réserves de cours : Références), la facette Localiser la ressource permet de filtrer les références via ce statut. La facette Non localisée réunie toutes les références n’ayant pas un statut Ressource localisée ou Ressources multiples localisées.

Les étiquettes

Il existe trois types d’étiquettes ou tags : 

• Les premières : Essentiel, Recommandé et Pour approfondir, peuvent être ajoutées et supprimées par les enseignants et par les bibliothécaires. Ces étiquettes sont visibles pour les étudiants et leurs sont destinées. Elles ne nécessitent pas d’action de gestion.

• Les deuxièmes, décrites dans le tableau suivant, sont générées automatiquement lorsqu’un enseignant remplit un formulaire de demande d‘achat ou de demande de numérisation. Aussi, elles peuvent être créées directement par les bibliothécaires. Les enseignants ne peuvent pas les ajouter directement ni les supprimer. Ces étiquettes sont visibles uniquement pour les enseignants et les bibliothécaires.

Libellé	Description
Demande d’achat	L’enseignant a fait une suggestion d’achat d’une référence non localisée
Demande d’achat validée	La bibliothécaire a validé la demande d’achat de l’enseignant
Demande d’achat refusée	La bibliothécaire a refusé la demande d’achat de l’enseignant
Demande de numérisation	L’enseignant a demandé la numérisation partielle d’un document physique
(Demande de numérisation validée)	La bibliothécaire a validé la demande de numérisation de l’enseignant (création de l’étiquette à confirmer)
(Demande numérisation refusée)	La bibliothécaire a refusé la demande de numérisation de l’enseignant (création de l’étiquette à confirmer)

Les étiquettes ajoutées par les enseignants, soit Demande de numérisation et Demande d’achat sont à contrôler. Pour cela, voir respectivement les articles Gestion des demandes de numérisation et Gestion des demandes d’acquisition.

• Les troisièmes : Nouvelle édition disponible, sont générées lorsqu’un bibliothécaire fait une suggestion de remplacement d’une référence. Les enseignants et les bibliothécaires ne peuvent pas les ajouter ni les supprimer directement. Ces étiquettes sont visibles uniquement pour les enseignants et les bibliothécaires.

Dans le menu des références (Services aux usagers/Réserves de cours : Références), la facette Étiquettes de référence permet de filtrer les références selon leurs étiquettes.

Les alertes

Les alertes relatives aux listes de lecture

Une seule alerte relative aux listes de lecture nous intéresse, elle s’intitule La liste a une nouvelle note. Cette alerte est relative au service tchat et sert à repérer les messages laissés par les enseignants au niveau d’une liste de lecture. Les notes servent également à repérer les bibliographies déposées sous forme de fichier par les enseignants.

Dans le menu des listes de lecture (Services aux usagers/Réserves de cours : Listes de lecture), un filtre permet de trier les listes de lecture selon leurs alertes.

Les alertes La liste a une nouvelle note apparaissent en plus dans la liste des Tâches nécessitant votre attention, sous l’onglet Listes de lecture, à travers les lignes – Liste avec une nouvelle note :

Les alertes relatives aux références

Les alertes relatives aux références, décrites dans le tableau suivant, sont générées automatiquement après certaines actions réalisées par les étudiants, les enseignants ou les bibliothécaires. Elles correspondent aux services de signalement de liens brisés, tchat, dépôt de documents, demande de numérisation et demande d’achat.

Libellé	Description
Lien de la référence signalé comme mort	L’étudiant, l’enseignant ou le bibliothécaire a marqué un lien comme brisé
La référence a une nouvelle note	L’enseignant a laissé un message au niveau d’une référence
La référence a un nouveau fichier	L’enseignant a déposé un fichier sous une référence
Demande de numérisation de la référence en cours	La bibliothécaire a répondu favorablement à une demande de numérisation et a fait la demande auprès de ses collèges
Demande de numérisation de la référence terminée	La bibliothécaire a numérisé le document
Demande de numérisation de la référence annulée	La bibliothécaire a annulé la demande de numérisation
(Demande d’achat de référence soumise)	La bibliothécaire a répondu favorablement à une suggestion d’acquisition et a fait la demande auprès de ses collèges (A priori circuit non utilisé)

Dans le menu des références (Services aux usagers/Réserves de cours : Références), la facette Alertes permet de filtrer les références selon leurs alertes.

Certaines alertes apparaissent dans la liste des Tâches nécessitant votre attention, sous l’onglet référence.