Au printemps dernier nous vous annoncions un grand chantier d’analyse de recouvrement entre le catalogue du Sudoc et notre SGB Alma.
Ce chantier, le premier de ce type depuis la migration en 2018, s’est terminé à la fin du mois de janvier. Cette année 2025 commence sous les meilleurs auspices avec des données cohérentes entre le catalogue du Sudoc et les données d’Alma.
Le calendrier :
Le bilan :
Ce chantier a concerné les 5 établissements qui composent le réseau. En tout, pas moins de 1 350 000 notices ont été analysées. Preuve de la qualité du travail des équipes qui s’occupent des activités liées au signalement, le résultat de cette analyse était une bonne surprise : seulement 12 293 notices présentaient une anomalie, moins de 1% !
Les erreurs, corrigées manuellement ou par traitement de masse avec l’aide de l’ABES, ont été l’occasion de mettre en place, au sein du réseau, de nouveaux outils de suivi de la production et de la cohérence des données bibliographiques et d’inventaires entre le SUDOC et Alma.
Pour n’en citer que quelques unes :
- La mise en place d’une règle de normalisation pour corriger les PPN au moment de leur saisie dans la zone 035 de la notice, afin de respecter strictement la forme (PPN)XXXXXXXXX attendue dans Alma pour une bonne synchronisation des notices.
- Le déploiement de la CloudApp « Boite à outils Sudoc ».
- La mise en place de l’outil de suivi des chargements quotidiens.
- La mise en place d’une routine de surveillance des notices sans inventaires dans Alma et de leur suppression.
Autant de maillons nécessaires pour s’assurer de la qualité de nos données et de leur visibilité auprès de nos usagers. Ces dispositifs sont appelés à se renforcer.
Et après ?
Les différentes opérations qui ont eu lieu sur notre réseau (transferts de collections, fermetures et créations de bibliothèques etc.), quand elles ont fait l’objet de traitements de masse, n’ont pas toujours déclenché de mises à jour de la partie bibliographique de la notice dans Alma. C’est pourquoi une fois toutes les corrections effectuées, le Scoop a demandé à l’ABES de renvoyer vers Alma toutes les notices où une bibliothèque de l’ILN est localisée. Nous avons procédé à la mise à jour complète des notices.
Nous sommes donc assurés aujourd’hui que la version de la notice disponible dans Babord+ est bien la version la plus à jour.
Ce travail d’envergure aura permis de réaligner nos deux outils et de développer plusieurs outils pour mettre en place une surveillance quotidienne de la synchronisation de nos notices. Mais également de faire émerger plusieurs pistes de réflexions pour améliorer la qualité de nos données.
Une analyse de recouvrement à l’échelle du réseau est une opération importante que le Scoop vous propose maintenant à l’échelle d’un établissement, d’une bibliothèque ou d’une partie de collection à la demande. Si vous êtes intéressés, n’hésitez pas à nous solliciter via un ticket à scoop.u-bordeaux.fr !
Le SCOOP remercie toutes les équipes qui se sont mobilisées pour mener à bien ce chantier et les membres du GT Métadonnées et Signalement pour la coordination des actions de correction !