Dans le contexte du développement de l’offre de périodiques électroniques et de la numérisation des périodiques libres de droits, mais aussi dans une période de manque d’espaces de stockage physique, la question de la conservation partagée se pose pour toutes les bibliothèques. La conservation partagée permet de se concerter pour désherber sans porter préjudice aux étudiants et chercheurs.
Les périodiques arrivent de manière quotidienne, hebdomadaire, mensuelle : chaque jour, il faut en réceptionner de nouveaux au gré des abonnements. Les collections « mortes » représentent des volumes souvent encore plus importants.
Comment parvenir à gérer ces volumes à stocker, ces flux d’entrées et de sorties, sans qu’il y ait une perte de notre richesse documentaire et sans que les magasins soient saturés ? Comment éviter que tout le monde désherbe les mêmes titres ? Comment garantir aux usagers l’accès à ces collections papiers ?
L’organisation de Plans de Conservation Partagée de Périodiques (PCPP) est née de ces interrogations. C’est un mode de gestion collective que les bibliothèques ont créé et qui est en forte expansion.
L’Abes, très investie dans le signalement de ces PCPP, vient de publier une première grande étude qui dresse un état des lieux complet sur ce dispositif : https://abes.fr/publications/enquetes-et-etudes/etude-pcpp-2019/
Et pour rendre un peu plus concret ces PCPP, nous sommes allés à la rencontre de Françoise Labrosse, qui nous présente le plan de conservation partagée des périodiques en Aquitaine :
Pour ceux qui découvriront les PCPP en lisant ces lignes, pouvez-vous nous dire ce qui se cache derrière ce sigle (qui n’est pas celui d’un nouveau parti politique !) ?
Derrière ce sigle à postillon se cache en fait une initiative et une organisation participative et solidaire.
Les bibliothécaires sont des gens pragmatiques … et puis ils ont l’habitude de travailler en réseau. Le signalement des périodiques de tous les établissements, toutes tutelles confondues, dans le Sudoc en est un bel exemple.
C’est ainsi que dès les années 1990, les premiers Plans de Conservation Partagée de Périodiques (les PCPP !) ont vu le jour. L’idée est simple : pour garantir nos ressources et leur accès, on va s’organiser en réseau et se répartir la charge.
Chaque réseau (PCPP) choisit un corpus de titres. Certaines bibliothèques s’engagent à conserver tels titres (elles en deviennent pôle de conservation), dont elles ont une collection complète, significative ou rare. Cette collection, elles la rendent accessible aux autres (dans la mesure de leurs moyens of course). Les autres bibliothèques vont ainsi pouvoir s’appuyer sur cette conservation et mise à disposition pour décider ce qu’elles vont désherber et ce faisant libérer de l’espace en magasin … et elles chercheront avant à compléter la collection des pôles de conservation.
Ces PCPP, d’abord organisés dans les régions avec actuellement 22 plans régionaux largement investis par les bibliothèques de lecture publique et pluridisciplinaires, ont ensuite essaimé dans l’enseignement supérieur, mais sur une logique cette fois-ci thématique. Il existe actuellement 16 plans de conservation partagée des périodiques « thématiques » (Chimie, Psychologie, etc.), pilotés par le CTLES, auxquels les différentes bibliothèques universitaires sont invitées à participer. Ils sont cependant limités au périmètre de l’enseignement supérieur, avec un angle scientifique qui ne correspond pas nécessairement aux sources régionales utiles pour le travail des historiens. Les plans thématiques et les plans régionaux ne sont donc pas rivaux, mais complémentaires.
C’est ainsi qu’aujourd’hui, notre cher Périscope (https://periscope.sudoc.fr), qui les recense tous, signale 22 PCPP régionaux et 16 PCPP thématiques. Et chaque année, il y en a de nouveaux. A l’heure du numérique, il est de plus en plus urgent de coordonner la conservation de nos périodiques papiers !
Quel est votre rôle dans le PCPP de la région aquitaine, appelé PCAq ?
Nous en sommes avec Romain Wenz, Isabelle Montantou et Françoise Coulon, qui nous a rejoints en avril 2020, la cheville ouvrière et les animateurs.
Nous avons un comité de pilotage, qui est notre instance décisionnaire et qui se réunit 3 fois par an. Avec Françoise et Romain, nous préparons et animons ces réunions.
De plus, nous assurons un travail de prospection pour que de nouveaux établissements s’engagent dans le PCAq comme pôle de conservation. Le « petit dernier » ce sont les Archives départementales des Landes. A l’occasion du chantier de signalement rétrospectif assuré par notre collègue Isabelle Montantou, avec l’objet de signaler l’intégralité des périodiques de leur bibliothèque (2500 titres tout de même !), les AD des Landes ont accepté d’entrer au PCAq et sont ainsi devenus pôle de conservation de 32 périodiques.
Nous avons élaboré une charte du PCAq qui précise nos objectifs, notre fonctionnement et définit notre politique documentaire, notamment en listant précisément les critères d’entrée et de sortie du PCAq.
Vous l’aurez compris, la liste des titres qui sont au PCAq est en continuelle évolution, conformément à notre politique documentaire et en lien avec ce que font les autres PCPP, car il est inutile de faire ce que les autres font déjà. S’il est pluridisciplinaire, il s’appuie fortement sur nos spécificités et notre production régionale, c’est à dire sur des titres patrimoniaux et régionaux ainsi que sur des thématiques fortes en Nouvelle-Aquitaine (la vigne et le vin, au hasard).
Dans la logique des PCPP, qui est de compléter la collection des pôles de conservation et de libérer des espaces magasin dans les autres bibliothèques, le CR aquitain gère également des propositions (ou des demandes) de dons. Très concrètement, toute bibliothèque qui s’apprête à désherber peut nous adresser sa liste, via un formulaire de proposition de dons (disponible dans le blog du RéBUB, Sudoc-PS/Les ressources), que nous diffusons aux 137 bibliothèques d’Aquitaine qui, toutes tutelles confondues, signalent leurs périodiques dans le Sudoc. Cette diffusion, nous l’élargissons également au niveau national pour les titres qui sont dans d’autres PCPP, en nous appuyant sur nos collègues des 31 autres Centres du Réseau Sudoc-PS.
Le PCAq commence à servir aussi de base pour des actions de numérisation : à la fois grâce au pointage des Unica, titres qui ne sont conservés que dans un seul établissement, et grâce à des actions de repérage de corpus à numériser, comme celui qui a été effectué en 2018-2019 pour les 219 publications en série de sociétés savantes d’Aquitaine, dont la numérisation est en cours auprès des partenaires sur crédits BnF et DRAC.
Avec aujourd’hui 47 bibliothèques d’Aquitaine participantes et plus de 1 200 titres, le PCAq, qui depuis ses débuts en 1996 est reconnu nationalement comme un PCPP qui fait référence, continue sa route.
Que doivent faire les bibliothèques qui souhaitent participer au PCPP ?
Elles peuvent aller lire notre charte (dans le blog du RéBUB, Sudoc-PS/Les ressources) pour une première approche, puis nous contacter.
Quels sont les retours des bibliothèques qui participent au plan de conservation ?
C’est une question que je me suis posée lorsque je suis arrivée sur ce poste en 2006. Nous avons alors réalisé une enquête auprès des participants de l’époque, dont l’enseignement fut paradoxal. En effet, les deux constats majeurs furent un très fort attachement au PCAq … et une sous-utilisation de ce qu’il permet de faire (désherbage, politique de conservation, …).
Si l’image positive persiste, celle de sa méconnaissance aussi. Et nous qui gérons ce PCPP, nous aimerions mieux connaître les usages et attentes des participants. C’est pourquoi nous avons récemment mené une enquête auprès des 45 établissements du PCAq. Nous aurons donc l’occasion de vous en reparler !
Retrouvez les informations concernant le PCAq et le Centre du Réseau Sudoc-PS de Nouvelle-Aquitaine-académie de Bordeaux sur cette page : http://rebub.u-bordeaux.fr/index.php/le-sudoc-ps/presentation/
Et pour toutes questions concernant les PCPP, contactez Françoise Labrosse ou Françoise Coulon aux adresses suivantes : francoise.labrosse@u-bordeaux.fr ou francoise.coulon@u-bordeaux.fr